FAQ's RepositóriUM


Tem alguma pergunta acerca do RepositóriUM? Quer saber mais sobre o processo de depósito ou como fazer pesquisas? Aqui estão algumas respostas às perguntas mais frequentes. (Clique nas questões para ver as respostas)

Questões genéricas

+ O que é o RepositóriUM?

O RepositóriUM é o repositório institucional da Universidade do Minho e foi constituído com o objetivo de armazenar, preservar, divulgar e dar acesso à produção intelectual da Universidade do Minho em formato digital.

Pretende reunir num único sítio o conjunto das publicações científicas da universidade, contribuindo para o acréscimo do impacto da investigação desenvolvida na instituição, incrementando a sua visibilidade e dos que nela trabalham, bem como garantir a preservação da memória intelectual da Universidade do Minho.

+ Quais são os objetivos do RepositóriUM?
    • Contribuir para aumentar o impacto da investigação desenvolvida na Universidade do Minho;
    • Contribuir para aumentar a visibilidade da UMinho, e dos que nela trabalham, servindo como indicador tangível da sua qualidade e da relevância científica, económica e social das suas atividades de investigação e ensino;
    • Preservar a memória intelectual da Universidade;
    • Facilitar a gestão da informação na Universidade.
+ Como foi desenvolvido o RepositóriUM?

Nos primeiros meses de 2003, no quadro da elaboração do plano de actividades dos Serviços de Documentação da Universidade do Minho (SDUM) para esse ano, e da preparação da candidatura da Universidade ao Programa e-UM (Campus Virtual - Universidade do Minho), foi decidido proceder à criação de um repositório institucional – o RepositóriUM.

Uma das primeiras fases do projecto consistiu na instalação e tradução para a língua portuguesa da plataforma DSpace, sistema Open Source desenvolvido originalmente pelo Massachusetts Institute of Technology (MIT) e pela Hewlett-Packard (HP).

A sessão de apresentação pública do RepositóriUM realizou-se no dia 20 de Novembro de 2003, culminando vários meses de instalação, configuração e carregamento de teses e dissertações, defendidas na Universidade do Minho nos últimos anos, bem como outros documentos (artigos, relatórios, working papers, etc.) produzidos por quatro comunidades piloto que, em regime experimental, utilizaram o RepositóriUM entre Outubro e Novembro desse ano. O RepositóriUM constituiu-se assim, como a primeira instalação a nível mundial de um repositório de língua portuguesa a entrar em funcionamento com a utilização da plataforma DSpace.

+ Qual a relação do RepositóriUM com o movimento de Acesso Aberto ao Conhecimento?

Os repositórios institucionais, como o RepositóriUM, inserem-se no movimento vulgarmente conhecido por Open Access Initiative, que visa promover o Acesso Aberto e irrestrito à literatura científica e académica, favorecendo o aumento do impacto do trabalho desenvolvido pelos investigadores e instituições, e contribuir para a reforma do sistema de comunicação científica.

Em Outubro de 2003, representantes de várias das mais importantes instituições científicas europeias, entre as quais a Sociedade Max-Plank (Alemanha) e o Centre National de la Recherche Scientifique (França) subscreveram a Declaração de Berlim sobre o Acesso Livre ao Conhecimento nas Ciências e Humanidades, apoiando o Open Acess e o depósito em arquivos de Acesso Aberto, e afirmando que irão encorajar os seus investigadores e bolseiros a depositar os seus trabalhos em pelo menos um repositório, para promover o Acesso Aberto, a distribuição irrestrita, a interoperabilidade OAI e a preservação a longo prazo.

Este movimento de Acesso Aberto ao Conhecimento produzido pelos investigadores e académicos tem conquistado cada vez mais defensores, dentro e fora do mundo universitário.

+ O que são Comunidades e Coleções?

O RepositóriUM está organizado em torno de comunidades que correspondem às unidades orgânicas (Escolas, Departamentos e Centros de Investigação) da Universidade do Minho. Cada comunidade pode reunir os seus documentos em diferentes coleções. Dentro de cada coleção pode haver um número ilimitado de documentos.

Com esta organização, o RepositóriUM permite às comunidades uma grande flexibilidade na decisão sobre a sua própria estrutura, bem como sobre as políticas e o fluxo de depósito de documentos (quem pode depositar, existência ou não de processo de revisão) e de acesso (em princípio acesso aberto, mas pode ser em estatutos mais restritos, para alguns documentos ou coleções, se necessário) à sua produção científica.

Cada comunidade possui uma página própria com informação, noticias e apontadores que refletem os seus interesses, bem como uma listagem das coleções dentro de cada comunidade. Consulte a lista de comunidades e coleções e consulte alguns registos do RepositóriUM para melhor conhecimento da sua organização.

+ Como posso aderir ao RepositóriUM?

Se dirige ou pertence a uma unidade orgânica que pretende constituir uma comunidade no RepositóriUM, teremos todo o prazer em apoiar esse processo.

Se é membro de uma unidade orgânica que ainda não se constituiu como comunidade no RepositóriUM, pode desde já depositar a sua tese ou dissertação, bem como artigos em revistas científicas ou comunicações a conferências, nas coleções que criamos para esse efeito. Em qualquer caso, contacte-nos para iniciar esse processo:

Correio eletrónico: repositorium@sdum.uminho.pt
Telefone: 253604150

+ Que tipo de documentos posso encontrar no RepositóriUM?

No RepositóriUM pode encontrar diversos tipos de documentos, em formato digital, resultantes das atividades de ensino e investigação desenvolvidas na Universidade do Minho.

Os artigos de revistas científicas, as comunicações a congressos e conferências, as teses de doutoramento e as dissertações mestrado constituem a maioria dos documentos depositados no RepositóriUM. Neste momento o RepositóriUM reúne documentos de todas as áreas científicas existentes na Universidade do Minho.

Recordamos que o RepositóriUM está a crescer constantemente, com novos documentos depositados regularmente. Caso não encontre o que pretende pode ainda consultar o Catálogo dos Serviços de Documentação da Universidade do Minho.

+ Que tipo de documentos podem ser depositados? Como são preservados?

No RepositóriUM podem ser depositados qualquer tipo de documento, em qualquer formato, desde que reúna as seguintes condições básicas:

    • Ser produzido (autor ou co-autor) por membro(s) da UMinho
    • Não ser efémero
    • Estar em formato digital
    • Estar completo (texto integral) e pronto para "publicação".
    • O autor deve poder, e estar disposto a, conceder à UMinho o direito não-exclusivo de preservar e dar acesso ao seu trabalho através do RepositóriUM.

Ao longo do tempo, os documentos armazenados no RepositóriUM serão preservados utilizando uma combinação de técnicas para a gestão de dados e as melhores práticas para a preservação digital. Foi elaborada uma política de suporte de formatos que pensamos responder às necessidades da maioria dos membros da UMinho. Basicamente, a nossa política de formatos de ficheiros é a seguinte:

    • Tudo o que for depositado no RepositóriUM será recuperável/acessível;
    • Reconheceremos tantos formatos de ficheiro quanto possíveis;
    • Suportaremos tantos formatos de ficheiros reconhecidos quanto possíveis
+ Que tipo de identificadores persistentes são usados no RepositóriUM?

Um dos objetivos e requisitos dos repositórios digitais é referenciar de uma forma persistente os seus recursos de forma a permitir a pesquisa e recuperação dos mesmos num futuro distante. Em particular, é crucial que as citações/referências para materiais arquivados permaneçam válidas por longos períodos de tempo. Os investigadores necessitam de referências estáveis para os seus trabalhos. Os utilizadores da Internet aprenderam rapidamente que os sites (referenciados pelas suas URLs) podem desaparecer ou serem reconfigurados sem qualquer tipo de aviso, o que faz com que as suas referências para recursos digitais de investigação não sejam fiáveis a longo prazo.

Para ajudar a solucionar este problema, o DSpace (sistema adotado pelo RepositóriUM) implementa identificadores persistentes e únicos para cada item, coleção ou comunidade armazenada no sistema. Para o efeito utiliza um mecanismo independente do local físico de armazenamento da informação, o sistema CNRI Handle System.

+ Que direitos de autor ficam associados aos documentos submetidos?

Os autores devem conceder à Universidade do Minho uma licença Não-Exclusiva para arquivar e tornar acessível, nomeadamente através do seu repositório institucional, os seus documentos em formato digital.

NOTA IMPORTANTE: Com a concessão desta licença não-exclusiva para arquivar e dar acesso ao seu trabalho, os docentes e investigadores continuam a reter todos os seus direitos de autor e podem fruir e reutilizar os seus trabalhos noutros contextos.

+ Existe algum tipo de controlo de acesso?

Sim, o RepositóriUM possui alguns documentos possuem restrições de acesso. Alguns documentos são de acesso restrito a membros da Universidade do Minho, mas na sua grande maioria encontram-se em acesso livre irrestrito. No caso dos documentos em acesso restrito e não possua permissões de acesso, assiste ainda possibilidade de "Solicitar cópia ao autor".

Se é autor e desejar depositar um documento que exija um nível diferente de controlo ou de maior restrição de acesso contacte-nos (repositorium@sdum.uminho.pt).

+ Posso ter acesso a conteúdos restritos ou com períodos de embargo associados?

No caso dos conteúdos restritos ou com períodos de embargo associados, o RepositóriUM prevê a utilização da funcionalidade "Solicitar cópia ao autor". Esta funcionalidade possibilita solicitar ao(s) diretamente ao(s) autor(es) desses recursos o envio de uma cópia por correio eletrónico, preenchendo para o efeito um formulário que é disponibilizado na ficha destes registos.

NOTA IMPORTANTE: A resposta aos pedidos de cópia de documentos em acesso restrito no RepositóriUM é da exclusiva responsabilidade do(s) respectivo(s) autor(es). Os SDUM não são responsáveis pela demora ou inexistência de resposta à sua solicitação. A demora ou inexistência de resposta poderá significar que a sua solicitação não terá sido atendida pelo(s) autor(es).

+ O RepositóriUM pode interoperar com outros sistemas?

Sim. No sentido de possibilitar a interoperabilidade do RepositóriUM com outras plataformas, são utilizadas basicamente duas opções de interoperabilidade, através de protocolos que acompanham a aplicação que suporta o RepositóriUM (DSpace). A integração pode ser desenvolvida em dois sentidos, de uma aplicação externa para o RepositóriUM (A) ou do RepositóriUM para uma aplicação externa (B).

Sendo compatível o protocolo OAI-PMH é possível disponibilizar informação e expor pela Internet os metadados de cada um dos seus recursos. Desta forma os metadados ficam disponíveis para serem recolhidos por serviços especializados em indexação de recursos científicos e passam a constituir as bases de dados nesse tipo de serviços.

Por outro lado, a incorporação de conteúdos (ficheiros e metadados) no RepositóriUM a partir de sistemas externos pode ser efetuada através do protocolo SWORD (http://swordapp.org)

+ Como posso encontrar a informação que pretendo?

Essencialmente de duas formas:

Percorrer :

    • Percorrer por Comunidades&Coleções permite consultar as várias comunidades disponíveis e permite visualizar as respetivas coleções;
    • Percorrer por Títulos permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos títulos em todos os recursos disponíveis;
    • Percorrer por Autor permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos autores e dos seus documentos disponíveis;
    • Percorrer por Orientador permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos orientadores de teses e dissertações e de todos os trabalhos que orientaram;
    • Percorrer por Assunto permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente de assuntos/palavras-chave em todos os recursos disponíveis;
    • Percorrer por Data de Publicação permite consultar uma lista de todos os documentos (em ordem ascendente ou desecendente) de acordo com a sua data de publicação;
    • Percorrer por Tipo de Documento permite consultar listas de documentos (em ordem ascendente ou desecendente) de acordo com a sua tipologia documental;
    • Percorrer por Autor UMinho permite consultar uma lista ordenada alfabeticamente dos autores com afiliação à Uminho e dos seus documentos disponíveis.

Pesquisar :

    • Para pesquisar por todo o RepositóriUM, utilize a caixa de pesquisa localizada no topo da barra da navegação à direita ou na caixa de pesquisa existente no lado direito da imagem principal (banner) da página inicial;

Para limitar a sua pesquisa a uma comunidade ou a uma coleção específica, navegue até essa comunidade ou coleção e utilize a barra da pesquisa nessa página.

+ Como posso efetuar uma pesquisa avançada?

Pode ver as diferentes possibilidades de um apesquisa avançada (ex. usar filtros) diretamente em: Pesquisa Avançada.

+ Como posso ser avisado sempre que um novo documento for adicionado a uma coleção?

Qualquer utilizador pode ativar o serviço de alertas e passar a receber alertas através de correio eletrónico sempre que for adicionado um novo documento a uma coleção. Os utilizadores podem ativar o serviço de alertas nas coleções que desejarem.

Para ativar o serviço:

    • Consulte a página "Serviço de Alertas" do RepositóriUM em: https://repositorium.sdum.uminho.pt/subscribe.
    • Preencha o formulário de registo
    • Navegue até uma coleção da qual pretende receber um aviso quando novos documentos forem adicionados e pressione o botão "Ativar Alerta"

Para editar os seus alertas, consulte o menu "Serviço de Alertas".

+ O sistema pede-me uma password, o que devo fazer?

O RepositóriUM implementa controlos de acesso que permitem restringir o acesso a determinadas áreas. Quando aceder a uma área do RepositóriUM em que seja necessária autorização, o sistema irá solicitar a sua autenticação no sistema.

Qualquer pessoa pode registar-se para se tornar utilizador do sistema, mas algumas funções são restritas apenas a membros da UMinho, tal como o depósito de documentos (que neste caso requer uma autorização prévia por parte dos administradores das comunidades).

Para se registar no RepositóriUM basta aceder ao menu “Área Pessoal” e seguir o apontador existente em: Clique aqui para se registar.

NOTA IMPORTANTE: Se é membro da UMinho deve usar preferencialmente o seu número mecanográfico e a sua password institucional associada, em alternativa poderá utilizar o endereço de correio eletrónico institucional (que deve terminar em uminho.pt). Só assim será reconhecido como membro institucional e poderá aceder na integra aos conteúdos e serviços exclusivos dos membros da UMinho.

+ O que posso encontrar na página “Área Pessoal”?

Se tem autorização para depositar documentos no RepositóriUM ou se é responsável pela "revisão" de coleções ou metadados, terá acesso a uma "Área Pessoal".

Aqui pode encontrar:

    • Uma lista dos seus depósitos em curso (pendentes) – a partir desta lista pode recomeçar o processo de depósito no ponto onde o deixou, ou pode efetuar a anulação do processo de depósito
    • Uma lista dos depósitos que aguardam alguma intervenção sua (se tiver algum papel no processo de depósito)
    • Uma ligação para uma lista dos documentos que já depositou e foram aceites no RepositóriUM
    • Uma ligação para uma área de estatísticas do RepositóriUM

Poderá também alterar a sua informação pessoal no RepositóriUM.

         
Questões sobre o processo de depósito

+ O que são metadados?

Literalmente, metadados significam dados sobre dados. Os metadados são dados associados a objetos ou sistemas de informação para fins de descrição, administração, uso, preservação, etc. Existem vários tipos de metadados: descritivos (que servem para identificação e localização), administrativos (criação, direitos, controlo de acesso, etc.) e estruturais (que relacionam os objetos).

O sucesso na pesquisa e localização de um documento ou um conjunto de documentos relevantes para um determinado utilizador dependente muito da qualidade e da consistência da informação descritiva disponível para pesquisar. Alguma descrição pode ser feita mecanicamente: os tamanhos dos ficheiros, somas de verificação, e a indexação de texto integral, por exemplo, são elementos críticos, e por isso estão incluídos automaticamente no RepositóriUM. Mas é também necessária uma descrição mais profunda, realizada com intervenção humana, para determinar aspetos como títulos, autores, identificadores únicos, e resumos. Assim, é necessária a sua ajuda para fornecer uma descrição do documento. Esses metadados serão posteriormente validados por pessoal das bibliotecas da Universidade do Minho.

O RepositóriUM utiliza uma versão qualificada do Dublin Core para normalizar a descrição dos seus conteúdos. Algumas comunidades ou coleções podem também ter metadados à medida das suas necessidades (como registos MARC para coleções de livros). Mas mesmo quando são usados, convertemos esses metadados mais detalhados para o nosso vocabulário Dublin Core para assegurar a existência de uma camada comum de especificidade descritiva para pesquisar e percorrer o conjunto das coleções. As páginas "Descrever" na interface do processo de depósito convertem os valores que introduz para o nosso vocabulário: a informação que introduzir será usada por terceiros para localizar o seu documento em futuras pesquisas. Por isso, leia com atenção a explicação de cada campo, consulte os ecrãs de ajuda, e não hesite em contactar-nos com perguntas e comentários!

+ Como posso depositar um documento?

O depósito de documentos deve ser realizado através de uma comunidade (unidade orgânica) à qual tenha afiliação. Excecionalmente, para os autores que estejam enquadrados em unidades que ainda não possuam presença no RepositóriUM, poderão ser depositar documentos nas coleções da Biblioteca da Universidade do Minho.

Antes de poder depositar qualquer documento deve ainda efetuar um pré-registo no sistema. A maioria das coleções requer também uma autorização específica, antes de aceitar qualquer depósito. Se não possuir autorização para depositar documentos numa determinada coleção, deve contactar-nos ou os responsáveis da comunidade para esclarecimento.

No que concerne ao processo de depósito, o utilizador será conduzido através de sete etapas. As duas etapas iniciais compreendem a descrição do documento (ver pergunta sobre metadados), seguida de uma etapa para carregar o(s) ficheiro(s) associado(s) ao registo, um ponto para verificação da informação introduzida, um ecrã para conceder licença e, finalmente uma etapa opcional relativa ao envio do registo de metadados para a plataforma DeGóis.

Pode consultar informação mais detalhada no Guia de auto-arquivo.

+ Deixei um processo de depósito a meio e agora?

Em qualquer ponto no processo de depósito pode suspendê-lo e conservar o seu trabalho selecionando a opção "cancelar/guardar" localizada no fundo da página. Os dados que já foram submetidos serão armazenados até que volte ao processo de depósito. Será avisado através da página "Área Pessoal" que tem um processo de depósito pendente. Se sair acidentalmente de um processo de depósito, pode sempre retomá-lo através da página "Área Pessoal". Pode ainda cancelar o seu depósito em qualquer momento.

+ Submeti um documento mas este não aparece na coleção respetiva porquê?

Algumas coleções podem exigir que o processo de depósito passe por fases de edição e revisão, enquanto outras podem aceitar o depósito de documentos de imediato.

Receberá uma notificação, através de correio eletrónico, quando o seu documento passar a integrar a coleção, ou se existir algum problema com o seu depósito.

Para obter mais informações sobre os procedimentos de uma coleção particular, pode entrar em contacto directo com a comunidade que é responsável pela coleção. Pode verificar o estado do seu depósito na página "Área Pessoal".