Tailoring PMI and OGC frameworks for IT project portfolio management

Abstract

Private non-profit organizations that are dedicated to developing research and development (R&D) projects with the University, through a context of interface between Universities and companies, are currently recognized in Portugal as Technological Interface Centres. These organizations develop applied research projects between TRL 4 and 8 for companies in close collaboration with the research units of the Universities. As with any organization with no budget coming from the state, its main strategy is to efficiently and effectively manage the project portfolio to ensure control of execution costs as well as the expected quality of projects delivered to customers and partners. The currently available project portfolio management frameworks are not sufficiently clear as to how processes or practices suggested to practitioners should effectively be applied. In the specific field of Information Technology (IT), there is at least one framework for supporting portfolios management, but the level of detail in the adoption of the practices is (insufficiently) generic. This thesis intends to configure an IT project portfolios management framework, based on the coordinated (extended subsets) adaptation of the two main frameworks currently in the area: PMI and OGC. This configuration required the alignment between PMI and OGC frameworks, through a map of dependencies between processes, as well as the mapping between artefacts and processes. As a case study to test this framework, a Portuguese organization was chosen, formally recognized as a Technological Interface Centre, where two portfolios of IT projects in R&D contexts were characterized and analysed in light of the framework's techniques.

As organizações privadas sem fins lucrativos que se dedicam a desenvolver projetos de investigação e desenvolvimento junto das Universidades, através de um contexto de interface entre Universidades e empresas, são atualmente reconhecidas em Portugal, como Centros de Interface Tecnológicos. Estas organizações desenvolvem projetos de investigação aplicada entre TRL 4 e 8 para as empresas, em colaboração estreita com as Unidades de Investigação das Universidades. Como em qualquer organização, sem orçamento proveniente do Estado, a sua estratégia principal é gerir com eficiência e eficácia o portfólio de projetos, de modo a garantir o controlo dos custos de execução, bem como a expetativa de qualidade dos projetos entregues aos clientes e parceiros. As frameworks de gestão de portfólio de projetos atualmente disponíveis não são suficientemente claras em relação à forma como processos ou práticas sugeridas aos profissionais devem efetivamente ser aplicados. No domínio específico das Tecnologias da Informação (TI) existe, pelo menos, uma framework de suporte à gestão de portfólios, mas o nível de detalhe na adoção das práticas é (insuficientemente) genérico. Com esta tese pretende-se configurar uma framework de gestão de portfólios de projetos de TI, a partir da adaptação coordenada (extended subsets) das duas principais frameworks atualmente existentes na área: a do PMI e a do OGC. A referida configuração exigiu o alinhamento entre frameworks do PMI e OGC através dum mapa de dependências entre processos, bem como o mapeamento entre artefactos e processos. Como estudo de caso para experimentar a referida framework, foi selecionada uma organização portuguesa, formalmente reconhecida como Centro de Interface Tecnológico, onde dois portfólios de projetos de TI em contextos de I&D foram caracterizados e analisados à luz das técnicas da referida framework.