Enterprise architecture as enabler of organizational agility : a municipality case study

Abstract

Organizations are forced to constantly adapt and strive in a volatile environment. Not only in the private sector but also in the public one, ever-growing responsibilities and legal constraints require organizations to be efficient and agile. Any organization willing to succeed must rely in information technology to achieve efficiency and agility, what makes alignment between business strategy and information technology a key issue. Enterprise Architecture (EA) may be a way of achieving that alignment as it provides a set of principles, methods and models for a wide, integrated view of an enterprise’s organizational structure, business processes, information and IT systems. Several theoretical models in the literature highlight many benefits of EA, but few empirical studies have been done to verify those benefits. One of the most cited benefits is organizational agility. Having first to find evidence of the existence and use of components of an EA in a big municipality – Câmara Municipal do Porto (CMP), the research moved on to evaluate the EA impact on organizational agility using data collection methods such as document analysis, questionnaires, interviews and observations of the work environment. Qualitative and quantitative tools were created since no material was available to undertake the necessary analysis. The research process was done in three sequential phases as proceeding to the next phase depended on previous findings. Our study at CMP shows increased efficiency and agility from using and improving EA. Besides the verification of organizational agility benefits, also some suggestions for EA improvements to CMP result from our research. Both for enterprise architects and academics researching EA, this work provides empirical evidence of EA as an enabler of organizational agility.

As organizações são constantemente pressionadas a sobreviver e a adaptarem-se num ambiente volátil. Isto acontece tanto no sector privado como no público onde o acréscimo de responsabilidades e restrições legais obrigam as organizações a serem ágeis e eficientes. Qualquer organização que queira ter sucesso deve tirar partido das Tecnologias de Informação (TI) para atingir a eficiência e agilidade desejadas. Isto torna o alinhamento entre a estratégia de negócio e as TI um aspecto fulcral. A Arquitetura da Organização poderá ser uma forma de atingir o alinhamento necessário uma vez que oferece um conjunto de princípios, métodos e modelos para uma visão alargada e integrada da estrutura organizacional, processos de negócio, informação e sistemas de TI de qualquer organização. Existem vários modelos teóricos que destacam os benefícios da Arquitetura da Organização mas poucos estudos empíricos que os comprovem. Um dos benefícios mais referidos é a agilidade organizacional. Este estudo decorreu na Câmara Municipal do Porto (CMP) começando na procura de evidências da existência e utilização de componentes de uma Arquitetura da Organização. A investigação evoluiu para a avaliação do impacto que a Arquitetura da Organização tem na agilidade organizacional. Para tal foram utilizados diversos métodos de recolha de dados como análise documental, questionários, entrevistas e observações do ambiente de trabalho. Devido à falta de material para realizar este tipo de análise, foram criadas ferramentas qualitativas e quantitativas. O processo de investigação foi feito em três fases sequenciais e dependentes. Este estudo revelou um aumento da eficiência e agilidade na CMP pela utilização e optimização da Arquitetura da Organização. Foram feitas algumas sugestões de melhoria da Arquitetura da Organização para a CMP. Para arquitetos empresariais e académicos nesta área de investigação, este estudo proporciona suporte empírico à Arquitetura da Organização como facilitadora da agilidade organizacional.