IT governance mechanisms baseline for universities: a multi-country study

Abstract

A Tecnologia da Informação tornou-se essencial no crescimento e sustentabilidade do negócio em qualquer tipo de organização. As universidades são uma daquelas organizações que dependem cada vez mais de TI, possuindo processos complexos e uma infraestrutura tecnológica composta por tecnologias heterogéneas que transformam a governação de TI num verdadeiro desafio, o qual não tem recebido a devida atenção. Os processos de ensino-aprendizagem e investigação, nucleares no sucesso das universidades, exigem uma eficaz e eficiente governação de TI. Tal governação exige a definição e implementação de mecanismos formais ao mais alto nível da organização, tendo em consideração estruturas, processos e mecanismos relacionais para a criação de valor no negócio a partir de investimentos em TI. No entanto, determinar os mecanismos adequados à governação de TI continua a ser um trabalho complexo. Estudos anteriores identificam mecanismos de governação de TI usados nos setores de saúde e financeiro. Mas face às características únicas das universidades, e nomeadamente, das universidades públicas, é improvável que as propostas de governação de TI para outros setores de atividade possam ser diretamente aplicadas às universidades. Esta investigação, que se enquadra em Design Science Research, desenvolve um modelo de base com mecanismos adequados para o setor das universidades. A análise de trinta e quatro estudos de caso, identificados na revisão de literatura, proporciona um primeiro conjunto de mecanismos como ponto de partida para o desenvolvimento da proposta do modelo de base através do estudo de casos múltiplos que envolveu entrevistas com diretores de TI, em dez universidades, em cinco países: Brasil, Portugal, Espanha, Israel e Holanda. Oito novos mecanismos emergem nesta investigação. A proposta foi avaliada por cinco especialistas em universidades de Portugal, Espanha, Brasil e Alemanha. O resultado é um modelo de base com mecanismos adequados para a governação de TI nas universidades bem como um conjunto de orientações para a sua implementação.

Information Technology has become essential for business growth and sustainability in any type of organization. Universities are one of those organizations that are increasingly dependent on IT, with complex processes and a technology infrastructure made up of heterogeneous technologies that make IT governance a real challenge that has not been properly addressed yet. The teaching-learning and research processes, core to the success of universities, require effective and efficient IT governance. Such governance requires the definition and implementation of formal mechanisms at the highest level of the organization, taking into account structures, processes and relational mechanisms for business value creation from IT investments. However, determining the appropriate mechanisms for IT governance remains a complex task. Previous studies identify IT governance mechanisms used in the health and financial sectors. But given the unique characteristics of universities, and particularly of public universities, it is unlikely that IT governance proposals for other sectors of activity can be directly applied to universities. This research, which fits into Design Science Research, develops a baseline model with appropriate mechanisms for the university sector. The analysis of thirty-four case studies from the literature review provides a set of mechanisms as a starting point for the development of the baseline model proposal through multiple case studies involving interviews with IT directors, in ten universities in five countries: Brazil, Portugal, Spain, Israel and the Netherlands. Eight new mechanisms emerge in this investigation. The proposal was evaluated by five experts from universities in Portugal, Spain, Brazil and Germany. The result is a baseline model with adequate mechanisms for IT governance in universities as well as a set of guidelines for its implementation.