Development of a continuous improvement process for agile software development teams

Abstract

The fast growth of the technology market has triggered the highest levels of competitiveness and globalization in the current business environment. The present VUCA (Volatile, Uncertain, Complex and Ambiguous) world and the continuous pursuit for new products and services has increased customer's demands, requiring the companies to be more flexible than ever by delivering software with quality, in time and within budget while in search of excellence and success. To reach this purpose, many software organizations have been adopting Agile Methodologies combined with Continuous Improvement projects, in order to achieve an improvement in customer satisfaction, providing products with higher quality, lower costs and in shorter time to the market. The ENG-P department at Bosch Braga, had a track record of some practices of Scrum but it was recognized that most teams were inefficient in taking advantage of the improvement opportunities that arose during the Sprint Retrospective ceremonies and transform them into improvements for the team. The objective of this dissertation project was to design a process for the inception of Continuous Improvement (CI) in one team of the ENG-P department, that could define the actions that needed to be taken after the Retrospective ceremony, in order to make the most out of the suggestions given by the team. By combining the Scrum cycle and the Lean philosophy, this CI process helped the team analyze problems or improvement opportunities and proceed to their prioritization, planning, implementation and evaluation, making the team more effective in problem-solving, more motivated and, consequently, more productive. The first step was to define which CI strategy would be implemented. Between analytical and benchmark approaches, the PDCA was the one selected to serve as foundation for the CI process due to its application to improve processes, products or services in any organization. After the implementation and standardization of the CI process in the daily work of the team, the final results showed that this new method doubled the suggestions implementation rate when compared with the previous results obtained by only performing the Retrospective ceremony. In addition, the accumulation of small improvements throughout time were responsible for substantial changes in the team. The level of motivation, involvement, empowerment and teamwork increased, there was a better visual task and time management, the communication improved, and a mindset of continuous improvement was built within the team.

O rápido crescimento do mercado tecnológico despoletou os mais altos níveis de competitividade e globalização no atual ambiente de negócios. O presente mundo VUCA (volátil, incerto, complexo e ambíguo) e a procura contínua por novos produtos e serviços levou a um aumento das exigências dos clientes, obrigando as empresas a tornarem-se mais flexíveis e a fornecer software com qualidade, atempadamente e dentro do orçamento, enquanto procuram alcançar a excelência e o sucesso próprio. Com foco neste objetivo, muitas empresas de desenvolvimento de software têm recentemente adotado metodologias ágeis em simbiose com projetos de melhoria contínua, com a finalidade de obterem uma maior satisfação do cliente, fornecendo produtos com maior qualidade e custos mais baixos. O departamento ENG-P da Bosch Braga já possuía no seu histórico algumas práticas de Scrum, mas reconheceu-se que a maioria das equipas eram ineficientes no aproveitamento das oportunidades de melhoria que surgiam durante a cerimónia Retrospetiva e transformá-las em melhorias para a equipa. O objetivo deste projeto de dissertação foi projetar um processo para a implementação de uma estratégia de Melhoria Contínua numa equipa do departamento ENG-P. Este definiu as ações a serem tomadas após a Retrospetiva, de forma a aproveitar ao máximo as sugestões dadas pela equipa. A combinação entre o ciclo Scrum e a filosofia Lean auxiliou a equipa na análise de problemas ou oportunidades de melhoria, na sua priorização, planeamento, implementação e avaliação. Estas ações permitiram que a equipa se tornasse mais motivada e eficaz na resolução de problemas e, consequentemente, mais produtiva. A primeira etapa consistiu na definição da estratégia de melhoria contínua a ser implementada. Entre abordagens de benchmark e analíticas, o ciclo PDCA foi a técnica selecionada como base ao processo devido à sua aplicabilidade na melhoraria de processos, produtos ou serviços. Após a implementação e padronização do processo no trabalho diário da equipa, os resultados demostraram que a sua adoção duplicou a taxa de implementação de sugestões da equipa, quando comparado a resultados obtidos apenas com realização da Retrospetiva, aumentando a capacidade de resolução de problemas da equipa. Além disso, pequenas melhorias alcançadas ao longo do tempo trouxeram grandes mudanças para a equipa. O nível de motivação, envolvimento e teamwork aumentou, existiu uma melhor gestão visual das tarefas e do tempo, a comunicação melhorou e foi construída uma mentalidade de melhoria contínua dentro da equipa.