A stock quantification of a demand planning process improvement, under a S&OP Context

Abstract

The food industry faces many worldwide challenges, pressuring companies for the delivery of a wide range of different products, with the best possible quality in tight lead time/throughput scenarios. As a consequence, companies face an increase in their operations’ complexity, demanding extra cohesion between their operational functions. In this context, the S&OP process assumes vital relevance, as the accountable process to ensure such cohesion. If the operational execution of expected orders is poor or if the collaboration between supply planning and demand planning is scarce, then companies suffer considerably in terms of business performance. Despite the importance of the S&OP process and of the derived operational excellence, few cases are documented of transformational improvement projects originated from the process and with its benefits quantified in a holistic perspective. Commonly, benefits withdrawn in particular operational areas are considered narrowly and without the necessary overview of its impacts. This thesis aims at contributing to mitigate such deficit in the topic, by quantifying S&OP benefits extracted from a Demand Planning process improvement, in a Portuguese beverage company. Concretely, this work addresses flaws identified in the company’s Demand Planning, improving its forecast accuracy by rehashing the department’s process and updating the forecast methodology. Afterwards, results are quantified via a stock simulator and an overview is provided upon the qualitative benefits extracted in the S&OP process. Hence, this thesis answers the research question ”What impact does the improvement in Demand Planning processes, governance and tools have in a beverages company forecast accuracy, stock coverage and costs?” The work related to this thesis began with the assessment of the S&OP process, measuring efficiency and effectiveness. The current forecast accuracy, and the subsequent Demand Planning process organization and governance, were identified as potential areas for improvement leading to a critical analysis of the department’s forecast methodology. A new Demand Planning process emerged from the analysis, along with other support tools, such as a statistical forecast Optimizer. The benefits of such initiatives were quantified, with a stock simulation. The initiatives that were conducted showcased significant improvements in terms of forecast accuracy and a significant potential reduction in terms of total stock coverage and total stock cost. Moreover, it was shown that the new initiatives contributed to additional S&OP benefits, such as the reactiveness of the S&OP chain to unforeseen demand changes, the enhanced operational efficiency of Supply Planning areas and the increased cohesiveness between Demand Planning and the Master Planning area. Lastly, a reflection is provided regarding the difficulties felt in quantifying forecast benefits, and thus highlighting the richness of the work developed.

A indústria alimentar enfrenta muitos desafios globais, pressionando as empresas para a entrega de uma ampla gama de produtos diferentes, com a melhor qualidade possível e com tempos de entrega apertados. Como consequência, as empresas enfrentam um aumento na complexidade de suas operações, exigindo coesão extra entre as suas funções operacionais. O processo de Sales & Operations Planning (S&OP) assume uma relevância não negligenciável, como o processo responsável pela garantia de tal coesão. Se a execução operacional dos pedidos dos consumidores for fraca ou se a colaboração entre o planeamento das operações e da procura for escassa, as empresas sofrem consideravelmente em termos do seu desempenho negocial. Apesar da importância do processo de S&OP e da excelência operacional que é derivada do mesmo, poucos casos de projetos de melhoria transformacional, oriundos do processo, são documentados e quantificados, em termos de benefícios holísticos. Normalmente, os benefícios verificados em áreas operacionais específicas são considerados de forma restrita e sem considerar os impactos sentidos noutras áreas da empresa. Esta tese contribui para o défice identificado na literatura, ao quantificar os benefícios extraídos da melhoria do processo de Planeamento da Procura de uma empresa de bebidas Portuguesa. Concretamente, este trabalho soluciona falhas identificadas no Planeamento da Procura da empresa, melhorando consequentemente a precisão das previsões de venda, através do redesenho do atual processo e através da atualização das metodologias atualmente utilizadas. Posteriormente, os resultados são quantificados por meio de um simulador de stock e resumidos qualitativamente em termos de benefícios S&OP. Assim, esta tese responde à pergunta de pesquisa ”Qual o impacto que melhorias no processo de planeamento da procura, administração e ferramentas tem numa empresa de bebidas em termos de fiabilidade das previsões de venda, stock e custos?” Esta tese iniciou-se com um diagnóstico à empresa, medindo a eficiência e a eficácia do processo S&OP. A fiabilidade das previsões da empresa e o subsequente departamento de planeamento da procura foram identificados como áreas para potenciais melhorias, levando a uma análise crítica das metodologias de previsão atualmente utilizadas. Um novo processo de planeamento da procura foi desenvolvido, juntamente com outras interfaces de suporte, como um otimizador dos métodos de previsão estatística. Os benefícios de tais iniciativas foram quantificados, com uma simulação de stock. As iniciativas apresentaram melhorias em termos de fiabilidade das previsões, reduzindo a cobertura total de stock, bem como o seu custo total. Mostrou-se igualmente que as novas iniciativas contribuíram para outros benefícios S&OP, como maior reatividade da cadeia de abastecimento para mudanças bruscas da procura, maior eficiência operacional das áreas de produção e maior coesão entre departamentos. Por último, é apresentado uma reflexão sobre as dificuldades sentidas na quantificação dos benefícios, destacando assim a riqueza do trabalho desenvolvido.