Development of a continuous improvement tool for Outgoing Erasmus

Abstract

Erasmus mobility gives students the opportunity to develop new skills and experiences whileexploring other cultures and customs. Each year, many students from the University of Minho(UM) are interested in participating in this program, however, there are also many who areunable to do so for a variety of reasons. This can be due to multiple factors, including social and economic concerns, lack of knowledge about living costs, among others. It is essential toprovide students with adequate information to help in their decision, and feedback from previous year participants is one of the most important factors. For this purpose, three questionnaires were developed and applied to UM engineering students who applied to the Erasmus program for the academic year 2021/2022, to determine what led them to participate in this mobility program and their evolution throughout the Erasmus experience and to offer future Erasmus students access to essential information about the chosen destination city experienced by students from previous years. The first questionnaire allowed to collect information about the reasons, motivations and expectations that led them to participate in the Erasmus program. The second questionnaire allowed to find out about the routine, student support services and the student's level of satisfaction with the university and the host city. The third questionnaire collected information on the lifestyle of the destination city in order to help the students choose their destination city, according to their needs and better prepare for departure. In this sense, an effort was also made to contribute to the creation of a proof-of-concept database structure with a front-end to access the data obtained in the third questionnaire. This dissertation presents a continuous improvement tool to be incorporated in the Department of Production and Systems Erasmus at University of Minho, with the aim of completing thestudy and creation of the three questionnaires, two of which are focused on data collection for future academic research to help and adapt continuously to the students' needs, the thirdfor the students themselves and a proof-of-concept database and web interface.

A mobilidade Erasmus dá aos estudantes a oportunidade de desenvolverem novas competências e experiências enquanto exploram outras culturas e costumes. Anualmente, muitos estudantes da Universidade do Minho (UM) demonstram interesse em participar neste programa. No entanto, há também muitos que não o podem fazer por uma variedade de razões, incluindo preocupações sociais e económicas, falta de informação e apoio, entre outros. Sendo essencial fornecer aos estudantes informação adequada para ajudar na sua decisão de estudar em mobilidade, o feedback dos participantes do ano anterior configura-se um dos fatores mais importantes nessa ajuda. Assim, foram desenvolvidos e aplicados três questionários junto de estudantes de engenharia da Universidade do Minho, candidatos ao programa Erasmus no ano académico 2021/2022, para determinar o que os levou a participar no Erasmus e qual foi a sua evolução ao longo da experiência, e recolher informação essencial sobre a cidade de destino escolhida vivida pelos estudantes dos anos anteriores a disponibilizar aos futuros estudantes em mobilidade Erasmus. O primeiro questionário permitiu recolher informações sobre as razões, motivações e expectativas que os levaram a participar no programa Erasmus. O segundo questionário permitiu conhecer a rotina, os serviços de apoio ao estudante e o nível de satisfação. O terceiro questionário recolheu informações sobre o estilo de vida da cidade de destino com o objetivo de auxiliar os estudantes a escolher o destino, de acordo com as suas necessidades e a prepararem-se melhor para a partida. Nesse sentido, procurou-se também contribuir para a criação de uma estrutura de base de dados em prova de conceito com um front-end para aceder aos dados obtidos no terceiro questionário. Esta dissertação apresenta uma ferramenta de melhoria contínua para o Departamento de Produção e Sistemas Erasmus da Universidade do Minho, que visa completar o estudo e criação de três questionários, dois centrados na recolha de dados para futura investigação académica para ajudar e adaptar-se continuamente às necessidades dos estudantes e o terceiro para os próprios estudantes e uma prova de conceito de uma base de dados e web.