Building continuous improvement practices in a project management team through the application of lean office and design thinking concepts

Abstract

Conceitos como globalização e o próprio avanço da tecnologia trazem desafios para qualquer setor. Estes desafios requerem que as empresas abracem sistemas mais produtivos, quer em ambientes de fábrica ou em escritórios. O setor automóvel em específico tem vindo a sofrer enormes transformações nos últimos anos, tornando-se imprescindível que as equipas de trabalho possam ter fluxos de trabalho com a maior automatização possível e de valor acrescentado. O objetivo deste projeto, desenvolvido em colaboração entre a Universidade do Minho e a Bosch Car Multimedia S.A., foi a implementação de conceitos Lean Office com abordagens de Design Thinking numa equipa de gestão de projetos de industrialização. Recorrendo à metodologia de investigação-ação (Action Research), inicialmente elaborou-se um diagnóstico dos problemas e necessidades da equipa, seguido da implementação de algumas propostas de melhoria. A primeira ação implementada foi a criação de um sistema de melhoria contínua, através da divisão da equipa em quatro grupos, cada um abordando um tópico diferente. Os quatro grupos seguiram um plano comum de pontos de controlo para o resto da equipa, plano este baseado nos moldes do ciclo PDCA, ferramenta de Lean Office. Criou-se ainda uma plataforma interativa onde se poderiam adicionar e registar oportunidades de melhoria e tópicos a trabalhar. Aliado a isso, foi proposto um plano ou ciclo anual de melhoria contínua, onde a equipa anualmente revia os tópicos a trabalhar, através do uso da plataforma mencionada, com pontos de controlo e apresentações do status atual de cada tópico. Por último, mais numa vertente de gestão de informação e standardização de processos, criou-se uma página web partilhada por todos, com a centralização de instruções de trabalho, links e documentos. Durante a implementação destas propostas de melhoria, pretendeu-se envolver ao máximo as pessoas, considerando as suas opiniões e necessidades. Através da avaliação de resultados conduzida no final do projeto, concluiu-se que esse objetivo foi cumprido, que o trabalho da equipa foi facilitado e a melhoria contínua foi dinamizada.

Concepts such as globalization and the very advance of technology bring challenges to any sector. These challenges require companies to embrace more productive systems, whether in factory or office environments. The automotive sector in particular has undergone enormous transformations in recent years, making it essential for work teams to have workflows with the greatest possible automation and added value. The aim of this project, developed in collaboration between the University of Minho and Bosch Car Multimedia S.A., was to implement Lean Office concepts with Design Thinking approaches in an industrialization project management team. Using action research methodology, a diagnosis of the team's problems and needs was initially drawn up, followed by the implementation of some proposals for improvement. The first action implemented was the creation of a continuous improvement system by dividing the team into four groups, each addressing a different topic. The four groups followed a common plan of control points for the rest of the team, a plan based on the PDCA cycle, a Lean Office tool. An interactive platform was also created where opportunities for improvement and topics to work on could be added and recorded. Allied to this, an annual continuous improvement plan or cycle was proposed, where the team would review the topics to be worked on every year, using the platform mentioned, with checkpoints and presentations of the current status of each topic. Lastly, with a view to managing information and standardizing processes, a web page was created that was shared by everyone, centralizing work instructions, links and documents. During the implementation of these improvement proposals, the aim was to involve people as much as possible, taking their opinions and needs into account. Through the evaluation of results conducted at the end of the project, it was concluded that this objective had been met, that the team's work had been facilitated and that continuous improvement had been boosted.