Abordagem por processos num sistema de gestão – revisão da informação documentada

Abstract

A evolução dos conceitos de qualidade e de sistema de gestão tem sido acompanhada pela evolução das tecnologias e organizações. Este avanço despoleta o fator de competitividade entre as empresas aliado à procura do desenvolvimento dos seus processos e da implementação de certificações, bem como o preenchimento de requisitos mais apertados direcionados à satisfação dos critérios dos mercados, clientes e consumidores cada vez mais exigentes. Atualmente, a excelência tem-se mostrado como um meio de superação das necessidades e expectativas que permite a distinção das empresas no mercado. Face a este pressuposto, e tendo em vista o alcance da excelência através da qualidade, o Grupo M identificou oportunidades de melhoria ao nível do seu sistema de gestão, nomeadamente na área da gestão da informação documentada e dos processos envolvidos nas principais atividades. Desta forma, foi desenvolvido o conceito de abordagem por processos que permitiu um melhor reconhecimento e compreensão das atividades no Grupo M. Em paralelo, também a informação documentada foi alvo de atuação e as ações a este nível direcionaram-se no sentido de tornar possível a automatização da sua gestão através da ferramenta Microsoft SharePoint. Com a revisão de cerca de metade dos documentos, verificou-se uma maior uniformidade a nível documental. Assim sendo, a revisão dos restantes documentos e migração total para SharePoint consistirá numa ferramenta estratégica, de gestão e comunicação, e permitirá o melhor enquadramento da empresa no desenvolvimento das competências necessárias para alcançar a excelência aos diferentes níveis.

The evolution of the concepts of quality and management systems has been accompanied by the evolution of technologies and organizations. This advance triggered the competitiveness factor between companies combined with searching for the development of their processes and the implementation of certifications, as well as the fulfillment of stricter requirements aimed at satisfying the criteria of increasingly demanding markets, customers, and consumers. Currently, excellence has shown itself as a means of overcoming needs and expectations that allow companies to distinguish themselves in the market. Given this assumption, and intending to achieve excellence through quality, Grupo M identified improvement opportunities in terms of its management system, namely in the management of the documents and the processes involved in the main activities. In this way, the concept of a process approach was developed, which allowed a better recognition and understanding of the existing processes at Grupo M. In parallel, the documented information was also a target of action and the actions at this level were directed towards the possibility of automating its management through the Microsoft SharePoint tool. With the review of about half of the documents, there was a greater uniformity at the documental level. Therefore, the review of the remaining documents and the total migration to SharePoint will be a strategic management and communication tool and will allow the company to better frame the development of the necessary skills to achieve the excellence at different levels.