Racionalização de processos administrativos: Sonae SR

Abstract

Esta dissertação foi realizada no âmbito de um estágio curricular de 6 meses na empresa Sonae SR, empresa do ramo do retalho especializado, cujo tema “Racionalização de Processos Administrativos – Sonae SR”, tem como principal objetivo a análise dos processos administrativos da empresa e a sua racionalização com recurso a técnicas e metodologias lean. A empresa sentiu a necessidade de rever todos os procedimentos administrativos efetuados dentro de portas, de forma a descobrir realidades erráticas e a introduzir melhorias operacionais que ajudem na diminuição de custos, no aumento da eficiência operacional e na circulação eficiente da informação, isto é, identificação e a eliminação dos desperdícios. Numa primeira fase de análise crítica aos processos administrativos das 13 equipas em âmbito de projeto, foram realizados 87 mapeamentos de processos através da técnica Value Stream Design introduzida na organização pela consultora Kaizen Institute. Esta análise permitiu identificar um conjunto de 128 oportunidades de melhoria, que foram trabalhadas de forma a idealizar uma proposta de melhoria efetiva para cada oportunidade previamente identificada. Deste modo, foram estruturadas 128 propostas de melhoria que passaram por uma fase de validação interna, não tendo sido validadas apenas 14 propostas. O projeto passou então por uma fase de planificação de implementação das propostas de melhoria, tendo aquando da data de fecho do estágio curricular sido implementadas 45 propostas de melhoria e ficando as restantes 69 propostas de melhoria em fase de implementação. Relativamente às 45 propostas implementadas foi conseguido um ganho de 9360 horas/homem/ano e de 180 resmas de papel/ano, estando projetado um ganho para as restantes propostas em implementação de 11700 horas/homem/ano e de 983 resmas de papel/ano. Foi utilizada a ferramenta lean 5S no seio da equipa Process Reengineering, culminando na construção de normas e de checklist’s de auditoria para manutenção do estado obtido. Em termos globais, os objetivos do projeto eram a redução de 30% do tempo dos processos administrativos, a eliminação de 10% das tarefas administrativas, a redução de 50% da documentação interna em formato papel e a redução de 50% dos custos com documentação interna, tendo-se alcançado os resultados de 77%, 52%, 71,85% e 71,85% respetivamente.

This work was carried out under a traineeship of 6 months in the company Sonae SR, branch company of specialized retail, themed "Rationalization of Administrative Proceedings - Sonae SR", aims to analyze the administrative processes of the company and rationalization using lean techniques and methodologies. The company felt the need to review all administrative procedures carried out in-house in order to discover erratic realities and to introduce operational improvements that help in reducing costs, improving operational efficiency and efficient flow of information, that is, identification and the elimination of waste. In a first phase of critical analysis to the administrative processes of the 13 teams in the framework of the project were conducted 87 mapping processes through Value Stream Design technique introduced in the organization by the consultant Kaizen Institute. This analysis identified a set of 128 opportunities for improvement that have been worked in order to devise a proposal for a real improvement for each previously identified opportunity. Thus, 128 were a structured improvement proposal that have gone through an internal validation phase and has not been validated only 14 proposals. The project was then a deployment planning phase of improvement proposals, when the closing date of the traineeship been implemented 45 proposals for improving and getting the remaining 69 proposals for improvement in the implementation phase. In respect of 45 proposals implemented it was achieved a gain of 9360 hours/man/year and 180 reams of paper/year and is projected a gain for the other proposals in the implementation of 11,700 hours/man/year and 983 reams of paper/year. It used the 5S lean tool within the Process Reengineering team, culminating in the construction of standards and checklist's audit for maintaining the obtained state. Overall, the project objectives were the reduction of 30% of the time of administrative procedures, elimination of 10% of administrative tasks, 50% reduction in internal documentation on paper and 50% of the documentation costs internal, having achieved the results of 77%, 52%, 71.85% and 71.85% respectively.