Uniformização e centralização de compras em contexto hospitalar

Abstract

A uniformização de consumos e a centralização de compras têm sido utilizadas pelas organizações para fazer face ao agravado contexto económico, aumentando a eficiência na utilização de recursos e melhorando os processos de negócio das organizações. As principais lacunas da literatura sobre centralização de compras em contextos de saúde relacionam-se com a existência de poucos estudos empíricos sobre como podem ser obtidas melhorias de eficiência através da centralização de compras, que incorporem processos de uniformização da informação sobre os artigos hospitalares ou que descrevam o processo de negociação entre a área clínica e a de gestão com vista à uniformização de artigos sensíveis do ponto de vista clínico, como é o caso dos implantes ortopédicos. A investigação realizada envolveu duas fases: a primeira foi desenvolvida em contexto hospitalar e suportou-se de uma metodologia de Estudo de Caso e a segunda envolveu a realização de entrevistas a onze profissionais de várias unidades hospitalares portuguesas com funções relacionadas com a aquisição de implantes ortopédicos. Os objetivos gerais da investigação foram determinar como podem ser geradas eficiências através da uniformização e centralização das compras em contexto hospitalar e identificar fatores facilitadores e dificuldades deste tipo de estratégias. A investigação realizada permitiu obter conhecimento académico e de interesse prático sobre a gestão de processos de uniformização e centralização de compras em contexto hospitalar. O trabalho realizado permitiu verificar que, na organização em estudo, a centralização da informação, a agregação das necessidades para os artigos comuns (consumidos pelo conjunto de hospitais), a utilização das potencialidades das aplicações informáticas, a uniformização dos processos organizacionais e da informação relacionada com os artigos hospitalares comprados pelo conjunto de hospitais facilitam a gestão logística, o acesso à informação e o trabalho dos funcionários adstritos às compras e reduzem o número de artigos diferentes e substituíveis. Simultaneamente, eliminam ambiguidades, situações de duplicação de esforços e ineficiências. Uma análise efetuada a partir de dados da organização em estudo concluiu que, a centralização e a uniformização dos artigos adquiridos gerará eficiências e poupanças ao nível da aquisição, posse de inventários e encomenda, o que se traduzirá num melhor aproveitamento dos recursos existentes e numa gestão logística mais integrada e eficiente. Para que exista consenso a respeito da uniformização das aquisições, é necessário que os gestores e os clínicos reservem tempo para o cruzamento de opiniões, sendo necessária abertura da parte da administração e da gestão para entender as preferências dos clínicos, a existência de comunicação transparente e o envolvimento dos clínicos nas decisões de aquisição e na definição das estratégias a adotar.

Organizations have used standardization and centralized purchasing to increase the efficiency of resource use and improve business processes, thus coping better with the worsened economic environment. The main gaps in the literature about centralized purchasing in health care contexts relate to the existence of few empirical studies about how centralized purchasing can result in efficiency improvements, that incorporate the standardization of information about the hospital items, or that describe the negotiation process between clínical professionals and management when the standardization of sensitive items from a clínical point of view, as e.g., orthopedic implants, is at stake. This research involved two phases: the first was developed in a hospital context and consisted in the development of a case study; and the second involved interviews with eleven professionals from several Portuguese hospitals with functions related to the acquisition of orthopedic implants. The general objectives of the research were to determine how the standardization and centralization of purchasing in a hospital context with common management can generate efficiencies, and identify factors that facilitate and hinder such strategies. The developed research generated academic and practical knowledge about the management of standardization and centralized purchasing processes in a hospital context. In the studied organization, the centralization of information, the aggregation of demand for common items (consumed by more than one hospital in the set), the use of computer applications, the standardization of business processes and information related to the items purchased by all hospitals facilitate logistics management, access to information and the work of employees responsible by the purchases, and reduce the number of different items in the organization. At the same time, these factors contribute to eliminate ambiguity, the duplication of efforts and inefficiencies. An analysis performed using data from the studied organization concluded that standardization of the items purchased and centralization of purchases could generate efficiencies and save acquisition, ordering and inventory holding costs. In order to obtain consensus on the standardization of acquired items, managers and clinicians should have reserve time for sharing their opinions, the administration and management should be prone to understand the preferences of clinicians, communication should be transparent and the clinicians should be involved in procurement decisions and in the definition of purchasing strategies.