Conceptualização de estruturas PMO em centros de investigação

Abstract

A gestão de projetos é uma área nobre da gestão cada vez mais presente no quotidiano de uma organização. Quando a importância da organização aumenta, os desafios que a gestão de projetos tem de enfrentar também aumentam, e a criação de uma resposta eficaz a esses desafios torna-se essencial. Um Project Management Office (PMO) é uma entidade que tem como principal objetivo facilitar a gestão de projetos na organização. O PMO irá apoiar a resolução dos principais desafios e otimizar as melhores práticas dentro da organização, a fim de que sejam minimizados os erros cometidos na gestão dos projetos e sejam maximizados os processos e as lições aprendidas entre projetos. A grande dificuldade surge quando é necessário decidir quais as funções específicas a implementar num PMO tendo em conta o contexto organizacional. É consensual que uma organização deve fazer um estudo das diferentes tipologias de PMO existentes de forma a que a implementação do PMO na organização seja mais consciente e com maiores probabilidades de sucesso. A implementação de um PMO deve ser cuidadosa e bem estudada, não deve ser uma imitação dos PMOs de outras organizações, cada organização tem as suas necessidades e as suas características. Não existem dúvidas de que um PMO bem implementado traz vantagens a todo o tipo de organizações e os Centros de Investigação não serão uma exceção. Um PMO num Centro de Investigação pode facilitar o trabalho dos investigadores e pode aumentar o número de projetos bem-sucedidos do centro, colocando desta forma o Centro de Investigação num nível de competitividade superior ao que ele se encontra sem um PMO. No entanto, surgem questões tais como, qual o tipo de PMO mais adequado para um Centro de Investigação, quais as funções que um PMO neste tipo de organizações deve desempenhar e por onde devemos começar quando queremos implementar um PMO num Centro de Investigação. Sendo assim, este trabalho propõe-se a conceptualizar uma estrutura de PMO para Centros de Investigação. Partindo de uma conceptualização inicial construída com base nos PMOs existentes na literatura foi conduzido um questionário dirigido a investigadores dos Centros de Investigação de forma a propor uma concetualização específica de PMO para Centros de Investigação.

Project Management is perceived as a tool of growing value in the every-day life of an organisation. When the importance of the organization increases, the challenges that project management has to face also increase, and the creation of an effective response to these challenges becomes essential. A Project Management Office (PMO) is an entity whose main goal is to facilitate project management within the organisation. Therefore, a PMO will provide support to face the main challenges and will optimize the best practices in a way that mistakes made during project management are minimized, and processes and lessons learned are enhanced. One of the biggest issues that a PMO faces relies on the decision of in what organisation context should a PMO be implemented and which specific functions should they perform. There is a consensus that an organisation should perform a study of the different PMO typologies in order to increase the PMO implementation awareness and probability of success. Hence, the implementation of it should be careful, well assessed and should never be perceived as a mere reproduction of a PMO from similar organisations, since each organisation has its own needs and characteristics. There are no doubts that a well implemented PMO conveys advantages to all different types of organisations, and Research Centres are no exception. A PMO in a Research Centre can facilitate the work of researchers and increase the number of successful projects of the center, thereby placing the Research Centre at a level of competitiveness higher than it would be without the PMO. However, when a Research Centre decides to implement a PMO, there are issues that arise, such as, which PMO typology is the most adequate, which functions should the implemented PMO perform or even, from where the implementation ought to take place. As thus, this study main purpose is to conceptualise a PMO structure for Research Centres. From an initial conceptualisation built based on existing literature was conducted a questionnaire to researchers in order to propose a specific PMO conceptualization for Research Centres.