Desenvolvimento de um sistema de software de suporte ao total cost of ownership

Abstract

A função compras é atualmente muito importante visto as aquisições ao exterior representarem uma parte considerável do orçamento das organizações. Neste contexto, o processo de seleção, avaliação e gestão de fornecedores necessita de ser credível e criterioso. O Total Cost of Ownership (TCO) é uma abordagem que permite a quantificação de todos os custos associados ao processo de compra de um bem ou serviço, permitindo uma análise detalhada da estrutura de custos dos fornecedores, auxiliando na seleção de fornecedores e na gestão destes custos. Contudo, a literatura evidencia a existência de diversas barreiras à implementação do TCO nomeadamente, a complexidade ao nível do cálculo, a dificuldade em obter informação e problemas na definição dos indutores de custo. Estes aspetos dificultam a padronização dos sistemas TCO e a sua aplicação nas organizações. Neste projeto de investigação foi desenvolvido um sistema de software para a aplicação do método TCO no processo de seleção, avaliação e gestão de fornecedores, e foram avaliadas as condições de aplicabilidade do sistema proposto. Neste sentido, a partir de uma revisão da literatura sobre a seleção e avaliação de fornecedores, evidenciando particularmente a abordagem TCO, realizou-se uma modelação funcional para um sistema TCO com a aplicação dos conceitos de Engenharia de Software. Numa fase posterior foi desenvolvido o sistema propriamente dito e, por último, procedeu-se à sua validação com a participação de profissionais de diferentes organizações. As apreciações ao sistema revelaram-se bastante positivas, permitindo avaliar caraterísticas de usabilidade e identificar aspetos positivos do sistema proposto, tais como a flexibilidade do sistema web, as vantagens de possuir módulos de configuração e constituir uma abordagem sistemática para a aplicação do TCO. Os resultados obtidos permitiram confirmar que um sistema TCO pode ser visto como uma mais valia para as organizações, tornando o processo de seleção, avaliação e gestão de fornecedores mais eficiente, eficaz e credível.

Nowadays, the purchase function is seen as one of the most important with exterior acquisitions representing a considerable part of the organizations’ budget. In this context, the selection, evaluation and suppliers’ management process need to be credible and judicious. Total Cost of Ownership (TCO) is an approach that allows the quantification of all associated costs related to the goods and services purchasing process, allowing a detailed analysis about the suppliers’ costs structure, and supporting the strategic decision-making process. However, the literature reveals several barriers to the TCO implementation, namely, the complexity of the calculations, the difficulty in obtaining information, and the distress in defining the costs drivers. These aspects suggest difficulties in standardizing the TCO and their application in organizations. In this research project, a software system to the TCO method application was developed in order to support the evaluation, selection and suppliers’ management process, and the conditions of applicability were evaluated. Therefore, starting from a literature review about suppliers’ evaluation and selection, evidencing particularly the TCO approach, it was performed the functional modeling of the system with the application of Software Engineering concepts. In a later stage, it was developed the system itself and, finally, a validation phase was carried out with the participation of specialists from different organizations. System evaluations were proved to be very positive, allowing to evaluate usability characteristics and identify positive and improving aspects of the proposed system as the flexibility of the web system, the benefits of possessing configuration modules, and a systematic approach to the application of TCO. The obtained results allowed to identify that a system that applies the TCO can be seen as a valuable resource to the organizations, by making the selection, evaluation and suppliers management process more efficient, effective and credible.