Consulta Real em Ambiente Virtual: implementação de uma sala de referência e leitura virtual num arquivo

Abstract

Apresenta-se o contexto em que foi concebido o projecto "Consulta Real em Ambiente Virtual" [1], nomeadamente a sua relação com os projectos anteriores do Arquivo Distrital do Porto (DigitArq) e a premência de "actualizar" o relacionamento do Arquivo com os seus utilizadores aproveitando as possibilidades que as tecnologias oferecem e que o "mercado" potencia. Refere-se a sua inserção na sociedade do conhecimento e o uso dos actuais instrumentos tecnológicos e organizacionais, devidamente adequados e ajustados às instituições culturais e aos bens que custodiam e disponibilizam, visando um serviço público de qualidade e mais próximo dos cidadãos. Apresentam-se os requisitos e especifica-se a estrutura das actividades e funções que compõem esta sala de referência e leitura virtual, quer as que se relacionam directamente com os utilizadores (a pesquisa, a gestão dos pedidos, o apoio na referência), quer as internas (controlo dos serviços solicitados; optimização de recursos, obtenção de dados de gestão), realçando as alterações organizacionais que resultam da utilização das TIC. Pretende-se destacar o novo patamar inovacional consentâneo com o desenvolvimento tecnológico apontado para a sociedade, respondendo desde já aos propósitos da implementação do fornecimento, remoto e local, de reproduções digitais de documentos, certificadas em ambiente electrónico/digital. Cuida, assim, da relação interactiva da Instituição com os cidadãos usando as tecnologias e processos disponíveis, implementadas noutras áreas de actividade mas ainda não em uso nas instituições culturais. Consideram-se, ainda, os aspectos que se inserem na implementação do "governo electrónico" e do "comércio electrónico", áreas fulcrais na modernização das instituições e dos serviços de arquivo. Finalmente, abordam-se os aspectos decorrentes da implementação da sala de referência e leitura virtual, dos seus desafios e das questões relacionadas com o acesso e a prestação de serviços pela inovação que lhes aporta, realçando-os no contexto das organizações de arquivo, da Administração Pública e da sociedade portuguesa.