Modelação e automação dos processos de negócio de um gabinete de conceção mecânica

Abstract

As empresas têm que se preocupar em eliminar o máximo de desperdícios nas suas tarefas. Um dos focos dos últimos anos, no âmbito dos processos internos, tem sido o de eliminar desperdícios relacionados com a gestão da informação. Para determinar as atividades que originam os desperdícios deve ter-se uma visão global dos processos. Para determinar essas atividades é necessário que se tenham os processos modelados e que estes sejam analisados de forma a determinar quais as tarefas que não acrescentam valor, quais as que deverão ser automatizadas, e ao mesmo tempo determinar os custos associados a essa automatização, ou os custos recuperados devido à automatização. Neste trabalho foram modelados os processos de negócio relacionados com o Gabinete Técnico de uma empresa de conceção de equipamentos mecânicos com o objetivo de identificar e eliminar tarefas que não acrescentam valor, de modo a diminuir o tempo total de execução de um projeto. A modelação dos processos foi levada a cabo com auxílio do software Bizagi Modeler. Como ponto de partida, para se ter noção do tipo de atividades executadas, efetuou-se a transposição de fluxogramas de atividades contidos no Sistema de Gestão da Qualidade da empresa para BPMN (Business Process Model and Notation). Os fluxogramas presentes no Sistema de Gestão da Qualidade das empresas nem sempre refletem o que realmente se faz nas empresas. Como tal, a execução destes diagramas acaba por ser um desperdício porque funcionam apenas como agente de certificação da empresa, não acrescentando valor aos restantes processos da empresa. De seguida foram elaborados modelos AS-IS dos processos executados pelo Gabinete Técnico que juntamente com a realização de um inquérito permitiram identificar tarefas que não acrescentam valor, assim como possibilidades de melhoria alcançáveis através da automatização de tarefas. Por fim, com base nas possibilidades de melhoria detetadas, foram criados modelos TO-BE, e executadas simulações no módulo de simulação do Bizagi Modeler e simulações financeiras. Os resultados das simulações financeiras sugerem uma diminuição de custos superior a 60.000€ anuais, para o caso de se automatizarem seis das tarefas do processo “Lançar para Fabrico”. Este valor pode servir como verba a disponibilizar para a automatização desses processos, nomeadamente para as seis tarefas do processo “Lançar para Fabrico”. Foi assim executada uma lista de especificações para a criação de um software que as automatize.

Companies have to worry about eliminating as much waste in their tasks as possible. Over the last years, one of the main focus regarding internal processes has been to eliminate information management related wastes. An overall overview of the processes is needed in order to determine the waste generating activities. To determine those activities, processes must be modelled and analysed in order to determine which tasks add no value and which ones should be automated. At the same time, costs associated to said automation as well as the costs recovered due to it should be determined. In this paper, business processes related to the Technical Department of a mechanical equipment design company were modelled in order to identify and remove tasks that add no value, and thus reducing the project’s execution time. The process modelling was carried out with the help of Bizagi Modeler software. As a starting point, and in order to become aware of the type of activities performed, activity flowcharts within the company's Quality Management System were transferred to BPMN (Business Process Model and Notation). Flowcharts featured in companies’ Quality Management System do not always reflect reality within those companies. Therefore, these diagrams’ implementation turns out to be a waste as they work merely as a company's certification agent, and don’t add any value to other business processes. Afterwards, AS-IS models of the processes carried out by the Technical Department were developed. These models, assisted by a survey, allowed the identification of tasks which add no value, as well as the improvement possibilities which are achievable through automation tasks. Finally, and based on the improvement possibilities that were determined, TO-BE models were created and simulations in the simulation module of Bizagi Modeler were performed, as well as financial simulations. Financial simulation results suggest costs decrease by over €60,000 per year, should six of the tasks in "Send to Production" process be automated. This amount can be invested in the automation of these processes, namely of the six tasks featured in the "Send to Production" process. A specifications list was thus carried out for the creation of a software program that makes they automated.