Hospital operations management: a lean healthcare approach to improve medical imaging management processes of a Portuguese public hospital

Abstract

The main objective of this study is to promote improvement in the management of hospital operations in the imaging sector of a Portuguese public hospital by providing waste reduction and consequently improving patients’ experience. These aspirations include increasing hospital service quality in a continuous and efficient way. This management mindset uncovered flaws such as the existence of divergences between Medical Appointment (MA) and Magnetic Resonance Imaging (MRI) exam scheduling causing the occurrence of ineffective MA (occurring without the respective MRI exam results), the presence of constraints for MRI capacity planning, and the existence of constraints for monitoring equipment availability in the imaging sector. The main aspects considered in this study were the waiting time for MRI exams and the management of imaging resources. One-year retroactive encrypted data from MA and MRI requisitions were provided by the hospital for the development of an algorithm – using Excel Visual Basic for Applications (VBA) and Power Query – to identify the occurrence of ineffective MA. Outcomes obtained from the algorithm revealed 16% of ineffective MA in the period of a year analyzed, which represents a financial loss of €99,580. Also, an optimization model was developed to estimate the optimal monthly MRI production in a dynamic three-year time horizon. The model goal is to minimize yearly MRI exam realization costs and maximize the internal production to gradually reduce the response time, which will consequently decrease the waiting list for MRI exams. The capacity planning optimization model revealed the need for maximum production of MRI for a period of 18 months so that the waiting time for MRI exams reduces from 11 to 3 months. For the issue regarding the existence of constraints for monitoring equipment availability, a dynamic table was developed in Microsoft Excel to calculate the availability of all imaging sector equipment to be implemented by the MRI department. The greatest contribution of this research for hospital managers’ decision-making is by allowing them to improve the imaging sector operations management to maximize internal resource utilization and to deliver a higher quality health service.

O principal objetivo deste estudo é promover a melhoria na gestão das operações hospitalares no setor de imagiologia de um hospital público Português, proporcionando a redução do desperdício e, consequentemente, melhorando a experiência dos pacientes. Portanto, aumentar a qualidade do serviço hospitalar de forma contínua e eficiente faz parte das expectativas. Essa mentalidade de gestão possibilitou a identificação de falhas, como: existência de divergências entre o agendamento de consultas médicas e exames de Ressonância Magnética (RM) resultando em consultas médicas ineficazes (que ocorrem sem os respectivos resultados de exames de RM); presença de restrições para o planejamento da capacidade de ressonância magnética; existência de restrições para monitorar a disponibilidade de equipamentos no setor de imagiologia. Os principais aspectos considerados neste estudo foram o tempo de espera por exames de RM e a gestão dos recursos de imagiologia. Dados criptografados retroativos de um ano de consultas médicas e requisições de RM foram fornecidos pelo hospital para o desenvolvimento de um algoritmo – com o uso do Excel Visual Basic for Applications (VBA) e Power Query – para identificar a ocorrência de consultas ineficazes. Os resultados obtidos com o algoritmo revelaram 16% de consultas ineficazes no período de um ano analisado, o que representa uma perda financeira de € 99.580. Além disso, um modelo de otimização foi desenvolvido para estimar a produção mensal ótima de RM num horizonte de tempo dinâmico de três anos. O objetivo do modelo é minimizar os custos anuais de realização de exames de RM e maximizar a produção interna para reduzir gradativamente o tempo de resposta, o que consequentemente diminuirá a lista de espera para exames de RM. O modelo de otimização para planeamento de capacidade revelou a necessidade de produção máxima de ressonância magnética por um período de 18 meses para que o tempo de espera pelos exames de ressonância magnética diminua de 11 para 3 meses. Para a questão da existência de restrições para monitorar a disponibilidade de equipamentos, foi desenvolvida uma tabela dinâmica no Microsoft Excel para calcular a disponibilidade de todos os equipamentos do setor de imagiologia a ser implementada pelo departamento de ressonância magnética. A maior contribuição desta pesquisa para a tomada de decisão dos gestores hospitalares é permitir que melhorem a gestão de operações do setor de imagiologia para maximizar a utilização de recursos internos e fornecer um serviço de saúde com maior qualidade.