Melhorias no processo e sistema de sourcing

Abstract

O presente projeto de dissertação é resultado de um projeto em ambiente empresarial desenvolvido na unidade de Viana do Castelo da Borgwarner Emissions, Thermal and Turbo Systems (ETTS), uma empresa da indústria automóvel, no âmbito do 2º ano do curso de Mestrado em Engenharia Industrial na Universidade do Minho. Esta dissertação tem como objetivo principal a melhoria do processo de sourcing suportado pelo sistema de informação Ivalua, com vista à melhoria do processo de sourcing e à melhoria das parametrizações do Sistema Informático de apoio (Ivalua). A metodologia de investigação que serve de base a esta dissertação é a metodologia Action Research, uma vez que é uma estratégia caracterizada pela componente participativa do investigador. O projeto inicia com uma descrição e análise crítica da situação atual, na qual são identificados problemas tanto no processo de sourcing, como no sistema informático de apoio. Destacam-se problemas associados à sequência de etapas do processo (workflow), à falta de informação para os momentos de toma de decisões ou à falta de documentação exigida a todos os fornecedores candidatos ao negócio. Foram elaboradas algumas propostas de melhoria para ultrapassar os problemas identificados. Estas melhorias baseiam-se essencialmente na introdução de novas etapas ao processo atual, na introdução de notificações e de campos de registo de observações, bloqueios e transformação de dados automáticos, caso as diretrizes estabelecidas não sejam respeitadas e novos relatórios gerados pelo sistema. As propostas implementadas permitem atingir os objetivos estabelecidos: diminuição do tempo total do processo de sourcing em 52,6% do número de dias, através da introdução da nova etapa de “Pre-RFQ Alignement” e por meio dos novos lembretes de aprovação enviados ao Buyer; diminuição de 100% do tempo de preparação para o painel de sourcing (SoBo), através do novo formato dos relatórios gerados; aumento do total de contratos de Acordo de Não-Divulgação (NDA), em 60%, com o bloqueio automático ao envio de pedido de cotação a fornecedores sem NDA; aumento do total de projetos com o fornecedor chamado modelo de estratégia de risco (RSM) incluído, de 76,7% para 100% e; aumento de, em média 18 dias, para o cálculo do custo de engenharia (CE) por parte da equipa de engenharia, através do envolvimento adiantado da equipa de engenharia.

The current dissertation project is the result of a project developed in the business environment of Viana do Castelo unit of Borgwarner Emissions, Thermal and Turbo Systems (ETTS), a company in the automotive sector, within the scope of the 2nd year of the Industrial Engineering master’s degree at the University of Minho. The main objective of this dissertation is to improve the sourcing process supported by the Ivalua information system, with the purpose of improving the sourcing process and improve the system parameterization of the support Informatic System (Ivalua). The research methodology that serves as the basis for this dissertation is the Action Research methodology, as it is a strategy characterized by the active component of the researcher. This project begins with the description and critical analysis of the current situation, in which problems are identified both in the sourcing process and information support system. There are problems associated with the workflow, lack of information for decision making, and lack of documentation required for all potential suppliers for the business, were highlighted. Some proposals were developed to overcome the problems identified. These improvements include the introduction of new steps to the current process, introduction of notifications and registration fields for observations, automatic blocking and, transformation of data if the established guidelines are not respected, and new reports generated by the system. The implemented proposals allowed to achieve the established objectives: decrease the total time of the sourcing process by 52.6% of the number of days, through the introduction of the new “Pre-RFQ Alignment” stage, and the new approval reminders sent to the Buyer; a decrease of 100% of the preparation time for the sourcing panel (SoBo), through the new format of the reports generated; increase in total Non-Disclosure Agreement (NDA) contracts, by 60%, with the automatic block to send a request for quotation to suppliers without an NDA; increase in total projects with the supplier called Risk Strategy Model (RSM) included, from 76.7% to 100%; and increase of, on average, 18 days for the Engineering Cost (EC) calculation by the engineering team, through its early involvement.