Gestão do sucesso em projetos de sistemas de informação

Abstract

Os métodos, guias e ferramentas de gestão de projetos evoluíram significativamente ao longo dos últimos anos. Apesar desta evolução, ainda é frequente que os projetos registem atrasos, terminem acima do orçamento, não atinjam objetivos ou sejam considerados malsucedidos. Elevar a taxa de sucesso é um desafio constante: os gestores de projetos de sistemas de informação (SI) e as suas equipas precisam de gerir as diversas varáveis relacionadas com as áreas de conhecimento (e.g.. custo, âmbito, risco) e de as combinar com variáveis organizacionais (e.g., estrutura e cultura organizacional), e com variáveis relacionadas aos SI (e.g. impacto das novas tecnologias e disponibilidade da infraestrutura de tecnologias da informação). A gestão precisa de considerar e combinar todas estas variáveis, e determinar em Que momento cada uma delas tem influência no sucesso de um projeto. De facto, a gestão de projetos não é trivial, mesmo para gestores experientes. Na gestão de projetos existem diversos guias e metodologias (e.g., PMBOK, PRINCE2, PM2, Scrum) que são referenciais de boas práticas. Estes referenciais são utilizados pelos gestores para estruturar a gestão dos seus projetos. No entanto, estes não indicam de forma explicita como deve ser gerido o sucesso ao longo de um projeto. Esta ausência pode direcionar o gestor e a sua equipa a avaliar o sucesso de um projeto com base em processos ad-hoc e informais. Para auxiliar a colmatar esta lacuna, propõe-se nesta tese a integração da gestão do sucesso nos normativos, guias e metodologias da gestão de projetos, tendo em consideração as variáveis organizacionais e as variáveis relevantes da área de SI. Lambem se apresenta um conjunto de linhas de orientação para a integração das atividades da gestão do sucesso em qualquer metodologia da gestão de projetos, considerando que muitas organizações possuem metodologias de gestão híbridas ou próprias. O método de investigação utilizado foi o Adiar Research para a integração com a metodologia PRINCE2 e o Design Science Research para as demais integrações (PMBOK, ISO 21502, Scrum, PM2). Na literatura, no melhor do nosso conhecimento, a gestão do sucesso e os referenciais da gestão de projetos são apresentados em trabalhos de forma independente. Os modelos integrados desenvolvidos contribuem para a teoria, através da sua unificação. Na prática, os referenciais de gestão de projetos são amplamente utilizados pelos gestores de projetos. A visão de como a gestão do sucesso pode ser utilizada em conjunto com estes referenciais de gestão de projetos, oferece suporte á equipa de gestão do projeto possibilitando o planeamento e controlo do sucesso durante todo o projeto.

Project management methods, guides, and tools have evolved significantly over the past few years. Despite this evolution, it is still common for projects to be delayed, to finish over budget, to fail to meet objectives, or to be considered unsuccessful. Raising the success rate is a constant challenge: information systems (IS) project managers and their teams need to manage the several variables related to project management knowledge areas (e.g., cost, scope, risk) and combine them with organizational variables (e.g., organizational structure and culture) and with IS-related variables (e.g., the impact of new technologies arid availability of information technology infrastructure). Management needs to consider and combine all these variables, and identify the moment when each one of them has an influence on the project's success. In fact, project management is not trivial, even for experienced managers. In project management, there are several guides and methodologies (e.g, PMBOK, PRINCE2, PM2, Scrum) that are best practice references. These references are used by managers to structure the management of their projects. However, they do not explicitly establish how success should be managed throughout a project. This absence guides the manager and the team to evaluate the success of the project based on ad-hoc and informal processes. To help address this gap, it is proposed in this thesis the integration of success management in project management standards, guides and methodologies, taking into account the organizational variables and the relevant variables of the IS area. A set of guidelines for the integration of success management activities into any project management methodology is also presented. considering that many organizations have hybrid or customized management methodologies. The research method used was Action Research for the integration with the PRINCE2 methodology and Design Science Research for the other integrations (PMBOK, ISO 21502, Scrum, PM2). In the literature, to the best of our knowledge, success management and project management guides and methodologies are presented independently. The proposed integrated models contribute to theory by unifying them. In practice. these project management guides and methodologies are widely used by project managers. Insights into how success management can be used in combination with the project management guides and methodologies supports the project management team in actuality planning and control success during the entire project.