Gestão da logística numa Unidade de Saúde Familiar

Abstract

A qualidade dos cuidados de saúde é muitas vezes condicionada por ruturas de material causadas pela parca gestão de materiais. A crescente exigência global que as unidades de saúde têm vindo a sofrer, exacerbada pela pandemia por SARS-COV-2, evidenciou a necessidade de um sistema de gestão de stocks eficiente para prevenir as ruturas de materiais que prejudicam os utentes. Este projeto, realizado na Unidade de Saúde Familiar (USF) de Mesão Frio, pretendeu colmatar as carências na gestão de materiais identificadas nessa valência, implementando propostas de melhoria definidas após análise dos procedimentos atuais de gestão de stocks. Propõe-se desenvolver soluções que incluam as principais partes interessadas e tendo como objetivos melhorar a eficiência do sistema de gestão e a prestação de serviços aos utentes, contribuir para a diminuição do trabalho desnecessário e do transtorno provocado aos utentes com os reagendamentos dos tratamentos devido à falta de material, assim como, diminuir o número de pedidos extraordinários realizados por falhas nas encomendas mensais. Numa primeira fase, foi realizada a observação direta dos procedimentos e análise dos relatórios de pedidos extraordinários. Numa segunda fase, foi iniciada a implementação das propostas de melhoria, no período decorrido entre os meses de março a julho de 2022, começando com o pedido de acesso para todas as enfermeiras ao aplicativo informático de logística e faturação, agendamento da recolha dos contracetivos orais, definição de um documento para registo de consumos e reorganização da sala de material que incluiu a correta atribuição dos níveis de materiais enviados e uma atribuição de um horário para armazenar o material na sala. Este projeto superou as contingências típicas de uma mudança no sistema de gestão. Com a ajuda e o empenho de toda a equipa de enfermagem obtiveram-se resultados positivos como a diminuição do trabalho desnecessário, a redução do número de pedidos extraordinários por ruturas de material e por conseguinte a melhoria nos cuidados gerais prestados aos utentes da USF, em especial às utentes mais vulneráveis.

The quality of health care is often conditioned by material disruptions caused by poor material management. The growing global demand that health care services have been suffering, exacerbated by the SARS-COV-2 pandemic, has highlighted the need for an efficient stock management system to prevent material breakages that harm users. This project, conducted at the family healthcare Unit of Mesão Frio, aims to overcome the shortcomings in the management of materials identified in this facility, implementing proposals for improvement defined after analyzing the current procedures for stock management. It was planned to develop solutions that include the main stakeholders and aiming to improve the efficiency of the management system and the services provided to users, thus contributing to the reduction of unnecessary work and the inconvenience caused to users with the rescheduling of treatments due to lack of material, as well as reducing the number of extraordinary orders made due to stockouts and failures in monthly orders. In a first phase, direct observation of the procedures and analysis of reports of extraordinary requests were carried out. In a second phase, the implementation of the proposed improvement measures began, in the period between March and July 2022, starting with the request for access to the logistics and billing informatic system for all nurses, the scheduling the oral contraceptives picking, and the definition of a document to register expenditure and reorganization of the storage room, which included the correct assignment of the quantities shipped by order and an attribution of a schedule time to store the material in the storage room. This project overcame the typical adversities encountered with a change in the management system. With the help and commitment of the entire nursing team, positive results were obtained, such as the reduction of unnecessary work, the reduction of the number of extraordinary requests due to material ruptures and, therefore, the improvement in the general care provided to the healthcare users, especially the most vulnerable ones.