Análise e melhoria do processo de gestão de formação com recurso à notação BPMN e ao Lean Office

Abstract

A necessidade de se adaptar e melhorar continuamente faz-se sentir cada vez mais nas empresas, associado ao crescente aumento de competitividade e exigências do cliente. Para se destacarem no mercado, as organizações devem inovar e identificar oportunidades de evolução em cada um dos seus processos. Consequentemente, filosofias como o Lean Manufacturing são estendidas para as áreas administrativas, surgindo o Lean Office, para também aumentar o rendimento e reduzir desperdícios neste contexto. A presente dissertação foi desenvolvida no seio da equipa de Gestão de Talento e Formação da Continental Mabor. É apresentado o estudo efetuado aos processos de gestão, com o objetivo de normalizar e identificar oportunidades de digitalização. A análise efetuada à situação identificada suportou-se na utilização da notação BPMN para a definição dos modelos de negócio e na aplicação do Lean Office. Na fase de diagnóstico e avaliação foram encontrados problemas como a falta de normalização dos processos, a desorganização da informação e o subaproveitamento das capacidades da equipa. Para chegar a estas conclusões foram estruturados nove modelos, que descrevem os processos ao pormenor, e foi estimada a duração de cada atividade. A principal conclusão obtida foi a sobrecarga das técnicas, com a necessidade de 281 dias de trabalho para efetuar apenas atividades primárias. Como tal, foi estruturada uma proposta que descreve a implementação de um software de Gestão de Formação, com automatização de atividades monótonas e repetitivas, que no momento eram responsabilidade da equipa. Obteve-se uma redução de 140 dias de trabalho com a eliminação de tarefas auxiliares que não acrescentam valor. Estas propostas permitem à equipa utilizar parte do seu tempo para atividades que requerem o seu juízo critico e criatividade, promovendo a inovação e melhoria da performance da formação. Este trabalho visa fomentar a visão de melhoria contínua na rotina das técnicas de formação e auxiliar no futuro processo de digitalização, que trará um aumento da motivação da equipa e incremento da qualidade de formação e consequente qualificação dos colaboradores da empresa.

The need to adapt and continuously improve is increasingly felt in companies, associated with the growing increase in competitiveness and customer demands. To stand out in the market, organisations must innovate and identify evolution opportunities in each of their processes. Consequently, philosophies such as Lean Manufacturing are extended to the administrative areas, leading to the appearance of Lean Office, in order to increase performance and reduce waste in this context as well. This dissertation was developed within the Talent Management and Training team of Continental Mabor. The study carried out on the management processes is presented, with the objective of standardising and identifying opportunities for digitalisation. The analysis of the identified situation was based on the use of BPMN notation to define business models and on the application of Lean Office. In the diagnosis and evaluation phase of the current state, problems such as the lack of standardisation of processes, disorganisation of information and underuse of the team's capabilities were found. To reach these conclusions nine models were structured, which describe the processes in detail and the duration of each activity was estimated. The main conclusion obtained is the overload of techniques, with the need for 281 days of work to carry out only primary activities. As such, a proposal that describes the implementation of a Training Management software was structured, with the automation of monotonous and repetitive activities, which at the moment were the team's responsibility. A reduction of 140 days of work was obtained, due to the elimination of auxiliary tasks that do not add value. With this proposal, the team can use part of their time for activities that require critical judgment and creativity, promoting innovation and improving training performance. This work aims to foster the vision of continuous improvement in the routine of training techniques and to assist in the future digitalisation process, which will bring an increase in the team’s motivation and enhancement of the quality of training and consequent qualification of the company's employees.