CLAV: classificação e avaliação da informação pública: especificação e implementação do RADA

Abstract

A complexidade dos processos administrativos associados à administração pública portuguesa torna-os demasiados penosos e lentos para os tempos em que vivemos. Com o intuito de combater esta problemática, o governo português criou um programa denominado Simplex+ que contém inúmeras medidas que visam simplificar e modernizar os processos administrativos nas entidades públicas. Com o propósito de desmaterializar e simplificar os processos administrativos do arquivo nacional foi criada uma medida no programa Simplex+, denominada ”Arquivo Digital”. Esta medida tem como intuito implementar instrumentos transversais de gestão da documentação que visam classificar e avaliar os documentos produzidos e recebidos nos organismos públicos, disponibilizando-os numa plataforma online. Como execução da última etapa da medida nasce a Projeto CLAV: Plataforma modular de classificação e avaliação da informação pública (CLAV). Nos últimos anos, a CLAV tem vindo a ser desenvolvida na Universidade do Minho (UM) sobre orientação do Professor José Carlos Ramalho em conjunto com os responsáveis da entidade detentora do projeto, Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB). O principal objetivo desta dissertação surge como a introdução na plataforma CLAV de um dos instrumentos de gestão documental, o Relatório de Avaliação de Documentação Acumulada (RADA). Este instrumento que foi criado há vários anos visava classificar e avaliar a documentação produzida após esta ter sido criada. De forma a atingir este propósito e cumprir os requisitos impostos pela DGLAB foi necessário criar na aplicação web da plataforma novas interfaces que suportem a criação de um pedido RADA e que possibilitem a análise, validação, consulta e despacho do pedido no workflow de pedidos e, posteriormente, uma interface que permita a consulta e exportação em PDF de um RADA aprovado e presente na plataforma. Aliado aos desenvolvimentos na aplicação web foi necessário também especificar o domínio de dados do RADA na ontologia da plataforma bem como, adaptar e construir novas rotas na Application Programming Interface (API) para suportarem o funcionamento deste novo universo. Todos os desenvolvimentos efetuados nesta dissertação estão disponíveis em produção no sítio web da CLAV: https://clav.dglab.gov.pt.

The complexity of the administrative processes associated with the Portuguese public administration makes them too painful and slow for the times in which we live. To combat this problem, the Portuguese government created a program called Simplex+, which contains numerous measures aimed at simplifying and modernizing administrative processes in public entities. To dematerialize and simplify the administrative processes of the national archive, a measure in the Simplex+ programme, called ”Digital Archive”. This measure aims to implement cross-cutting documentation management tools to classify and evaluate the documents produced if received in public bodies, making them available on an online platform. CLAV. In recent years, CLAV has been developed at the University of Minho, under the guidance of Professor José Carlos Ramalho, together with those responsible for the entity that owns the project, the DGLAB. The main objective of this dissertation is the introduction in the CLAV platform one of the document management tools, the RADA. This instrument that was created several years ago aims to classify and evaluate the documentation produced after it was created. To achieve this purpose and meet the requirements imposed by DGLAB it was necessary to create in the platform’s web application new interfaces that support the creation of a RADA request and enable the analysis, validation, consultation and approval on the application workflow and, subsequently, an interface that allows consultation and PDF export of an approved RADA present in the platform. Coupled with the developments in the web application, it was also necessary to specify the data domain of the RADA in the platform ontology as well as, adapt and build new routes in the API to support the functioning of this new universe. All the developments made in this dissertation are available in production on the CLAV website: https: //clav.dglab.gov.pt.