Aplicação da metodologia PM² Programme Management no Programa de Criação do Conhecimento do Observatório Português de Gestão de Projetos

Abstract

A metodologia PM² Programme Management foi lançada em 2021, como extensão à metodologia PM² Project Management, criada pela Comissão Europeia e lançada, publicamente, em 2016. A metodologia PM² Programme Management é uma metodologia de gestão de programas gratuita, que pode ser utilizada por profissionais e iniciantes. É apresentada como uma metodologia de fácil utilização, intuitiva e passível de ser adaptada a qualquer programa. São, ainda, disponibilizados artefactos que podem ser utilizados no decorrer da gestão do programa. Neste trabalho apresenta-se a forma de aplicação da metodologia PM² Programme Management ao contexto do Observatório Português de Gestão de Projetos, no Programa de Criação do Conhecimento. Analisaram-se os processos propostos pela metodologia, os artefactos disponibilizados, a forma como os mesmos devem ser desenvolvidos, as alterações necessárias para adaptação ao programa, as lições aprendidas com a sua implementação, e as vantagens que a metodologia pode agregar na gestão do programa. Este estudo utilizou o método de investigação-ação, desenvolvido em contexto prático, aplicado ao caso de estudo do Observatório Português de Gestão de Projetos. Como forma de contextualização apresentou-se o Observatório, as suas características, composição, projetos em curso e priorização. A utilização da metodologia possibilitou a clara definição do âmbito do programa, das suas necessidades, riscos, e benefícios para as partes interessadas, apresentando-se assim como uma boa ferramenta orientadora para gestão de programas. No entanto, o estudo enfrentou limitações que impediram a aplicação completa da metodologia como planeado. Nomeadamente, a baixa disponibilidade da equipa, devido ao carácter voluntário dos integrantes, o que se traduziu na dificuldade em recolher informações para coordenação dos vários projetos e na eficiência da gestão do programa. De forma geral, a metodologia demonstrou ser de fácil aplicação com processos ajustáveis nas diferentes fases e artefactos versáteis.

The PM² Programme Management methodology launched in 2021 as an extension to the PM² Project Management methodology, created by the European Commission and publicly launched in 2016. The PM² Programme Management methodology is a free programme management methodology, that can be used by professionals and beginners. It is presented as user-friendly and intuitive methodology that can be adapted to any programme. Also, artefacts are available to be used during programme management. This work presents the application of the PM² Programme Management methodology in the context of the Portuguese Project Management Observatory, in the Knowledge Creation Programme. The processes proposed by the methodology were analyzed, as well as the available artefacts, how they should be developed, changes needed for adaptation to the programme, lessons learned from this implementation, and advantages that the methodology can bring to the management of the programme. This study used the action-research method, developed in a practical context, applied to the Portuguese Project Management Observatory case study. As a way of contextualization, it was presented the Observatory, its characteristics, composition, and ongoing and prioritized projects. The use of the methodology made it possible to clearly define the scope of the programme, its needs, risks, and benefits for stakeholders, thus presenting itself as a good guiding tool for programme management. However, the study faced limitations that prevented the complete application of the methodology as planned. Namely, the low availability of the team, due to the volunteer nature of the members, which translated into the difficulty in collecting information needed for coordination of the various projects and efficiency of programme management. In general, the methodology proved to be easy to apply with adjustable processes in the different phases and versatile artefacts.