Melhorias no processo de industrialização de projetos no âmbito da condução autónoma aplicando Lean Office

Abstract

O aparecimento de novos conceitos na Condução Autónoma veio despoletar uma transformação tecnológica na Indústria Automóvel. Perante um mercado tão competitivo, ser pioneiro no desenvolvimento de novos produtos é a prioridade de qualquer organização que queira ter sucesso. Isto exigiu que fosse dada mais importância aos processos administrativos e gestão de informação praticada. A presente dissertação foi desenvolvida em colaboração com a Universidade do Minho e a Bosch Car Multimedia S.A., cujo foco era implementar práticas Lean Office no âmbito do departamento de Gestão de Projetos de Industrialização. Recorrendo-se à metodologia Action Research, diagnosticou-se a situação atual e assinalaram-se os desperdícios processuais a serem eliminados, usando ferramentas como 5W2H. Posteriormente, identificaram-se as melhorias implementadas que permitiram eliminar os desperdícios e criar um ambiente na equipa próspero e predisposto a trabalhar na procura da perfeição. A primeira proposta pretendeu melhorar a Gestão Documental da equipa e envolveu uma análise profunda dos processos internos da empresa e construção de fluxogramas que representam na íntegra o processo de industrialização detalhado ao produto. Por forma a melhorar a eficácia da equipa, desenvolveu-se um cronograma standard para planear e monitorizar os projetos com mais precisão. Adicionalmente, foi também melhorado o processo de Gestão de Alterações de engenharia, que contou com a reorganização do ficheiro em uso e criação de um fluxo com atribuição de responsabilidades claras sobre a mediação da reunião semanal de acompanhamento dos tópicos. Por último, a fim de reduzir o esforço da equipa e obter uma gestão de informação mais estruturada e transversal a todos, recorreu-se ao uso da ferramenta Calili. Perante a implementação feita, comprovou-se, através de um questionário, uma unanimidade das opiniões da equipa quanto à adoção das práticas Lean Office desenvolvidas, com uma satisfação média acima de 4,5 numa escala de 1 a 5. Ainda, de acordo com a opinião dos novos colaboradores sobre a sua integração, 80% mostraram-se bastante satisfeitos quanto à facilidade no acesso à informação. Foi ainda possível averiguar que a equipa teria uma redução anual de 822,8 horas desperdiçadas na pesquisa de documentos e informação, o que se traduz numa poupança de custos de 23,800€.

The emergence of new concepts in Autonomous Driving has triggered a technological transformation in the Automotive Industry. In such a competitive market, being a pioneer in the development of new products is a top priority for any organization that wants to be successful. This demanded a new importance to be given to the administrative processes and the information management practiced. This dissertation was developed in collaboration with the University of Minho and Bosch Car Multimedia S.A., whose focus was to implement Lean Office practices within the Industrialization Project Management department. Using the Action Research methodology, the current situation was diagnosed and the process waste to be eliminated was identified, using tools such as 5W2H. Subsequently, the implemented improvements were identified that allowed the elimination of waste and created an environment in the team that was prosperous and predisposed to work in the pursuit of perfection. The first proposal aimed to improve the team's Document Management and involved a deep analysis of the company's internal processes and the construction of flowcharts that fully represented the detailed industrialization process of the product. In order to improve the team's effectiveness, a Standard schedule was developed to plan and monitor projects more accurately. Additionally, the Engineering Change Management process was also improved by reorganizing the file in use and creating a flow with clear assignment of responsibilities on the mediation of the weekly follow-up meeting topics. Finally, in order to reduce the team's effort and obtain a more structured and transversal information management to all, the Calili tool was used. Given the implementation made, a questionnaire showed that the team was unanimous in its opinions regarding the adoption of Lean Office practices developed, with an average satisfaction above 4.5 on a scale of 1 to 5. Also, according to the opinion of new employees on their integration, 80% were quite satisfied with the ease of access to information. It was also possible to verify that the team had an annual reduction of 822.8 hours wasted in the search for documents and information, which translates into a cost savings of 23,800€.