Improving change management in large engineering projects: a case study

Abstract

The present thesis was developed at Bosch Car Multimedia S.A., in Braga, in the project management team of the development department. This research was designed in the context of a large engineering project in the development phase of a new product. The main objective was to improve the engineering change management process by evaluating a possible reorganisation of activities and the creation of new procedures. The author integrated a pilot project that was already ongoing to study the possibilities for improvement in parallel. In this sense, the research methodology chosen was a case study, first analysing the Bosch standard process and the process followed by the pilot project, and then identifying and proposing opportunities for improvement. The improvement opportunities can be divided into two main proposals. The first consists of a revised standard for the activities in each Engineering Change Request (ECR) phase, suggesting when each one of the activities should be started as well as the advisable way of action for the project manager. Then, the second proposal is related to the ECR deadlines compliance, being presented two possible approaches. Approach 1 suggests the dates tracking in an Excel file, while approach 2 suggests using Power BI dash boards. Both of the approaches could not be fully explored due to the limited data available to be exported from the Engineering Change Management (ECM) tool. For this reason, in both approaches, a prototype is presented, that could be implemented by the company, and the activities that the organisation should undertake to maximise the benefits of the proposal are also highlighted. The implementation of the sec ond approach, combined with all the corresponding suggestions, would act as a framework where all ECR participants could see the overall status and pending tasks of the ECRs for which they are responsible. In addition, management could also use the tool to obtain the performance and statistics of all projects. It is expected that both proposals improve the normal flow of activities, resulting in higher compliance with the planned deadlines and ultimately reducing the cost and the implementation time of the change. However, for future work, these proposals should be extended to other projects and, if necessary, adapted to create a global standard.

A presente tese foi desenvolvida na Bosch Car Multimedia S.A., em Braga, na equipa de gestão de projetos do departamento de desenvolvimento. Esta investigação foi desenvolvida no contexto de um grande projeto de engenharia na fase de desenvolvimento de um novo produto. O principal objetivo foi melhorar o processo de gestão de alterações ao produto, avaliando uma possível reorganização das actividades e a criação de novos procedimentos. O autor integrou um projeto-piloto, que já estava em curso, para estudar em paralelo as oportunidades de melhoria. Neste sentido, a metodologia de investigação escolhida foi um estudo de caso, analisando primeiro o processo standard da Bosch e o processo seguido pelo projeto piloto, e depois identificando e propondo oportunidades de melhoria. As oportunidades de melhoria podem ser divididas em duas propostas. A primeira consiste numa revisão das actividades em cada fase da ECR, sugerindo quando se deve iniciar cada uma, bem como a forma como o gestor do projeto deve agir. De seguida, a segunda proposta está relacionada com o cumprimento dos prazos da ECR, sendo apresentadas duas abordagens possíveis. A abordagem 1 sugere o acompan hamento das datas num ficheiro Excel, enquanto a abordagem 2 sugere a utilização de dashboards no Power BI. Ambas as abordagens não puderam ser totalmente exploradas devido á limitação de exportação de dados da ferramenta. Por este motivo, em ambas as abordagens é apresentado um primeiro protótipo, que poderia ser implementado pela empresa, mas também são destacadas as actividades que a organi zação deve realizar para maximizar os benefícios da proposta. A implementação da segunda abordagem, combinada com todas as sugestões correspondentes, atuaria como uma framework onde todos os partic ipantes da ECR poderiam ver o estado geral e as tarefas pendentes pelas quais são responsáveis. Além disso, a administração poderia também utilizar a ferramenta como forma de avaliar o desempenho e as estatísticas de todos os projetos. Espera-se que ambas as propostas melhorem o fluxo das actividades, resultando num maior cumprimento dos prazos planeados e, eventualmente, reduzindo o custo e o tempo de implementação da mudança. No entanto, futuramente, estas propostas devem ser alargadas a outros projetos e, se necessário, adaptadas para criar um standard global.