A comunicação interna como ferramenta de potencialização dos canais de comunicação no trabalho híbrido

Abstract

Segundo os últimos dados publicados no Instituto Nacional de Estatística (INE)1, no segundo trimestre de 2023, 18,3% da população empregada em Portugal encontrava-se em regime de trabalho remoto (total ou parcial). Ou seja, quase 20% da população ativa portuguesa exerceu a sua atividade profissional a partir de casa, com recurso a instrumentos de tecnologias de informação. Este valor coloca o teletrabalho, em Portugal, em níveis muito próximos dos registados durante a pandemia de COVID-19. A pandemia alterou as dinâmicas de trabalho nas organizações, por ter difundido a possibilidade de determinados trabalhos poderem ser realizados sem que os trabalhadores se deslocassem às instalações da entidade empregadora. Evidentemente que esta mudança de paradigma teve e continuar a ter impacto nas organizações, estando estas a adaptar-se e a tentar compreender de que forma estes regimes de trabalho se podem tornar mais eficientes, uma vez que colocam desafios à comunicação entre trabalhadores e destes com as chefias. De forma a estudar este fenómeno, este relatório de Projeto de Ação, que surgiu no âmbito do Mestrado em Ciências da Comunicação, seguiu as linhas orientadoras do método de Investigação Ação para analisar e restruturar a comunicação interna do Centro de Medicina Digital P5, uma organização que trabalha em regime híbrido. Após o diagnóstico da organização, feito em articulação com a revisão bibliográfica e o diagnóstico no terreno, restruturaram-se os canais de comunicação internos da organização e avaliaram-se as alterações implementadas. Esta reformulação dos canais teve como objetivo compreender de que forma a potencialização dos canais internos existentes podem contribuir para a criação de um espaço de trabalho funcional em regime presencial e remoto, bem como tornar a comunicação interna mais eficiente e, consequentemente, aumentar os ganhos na produtividade. O desenvolvimento deste projeto mostrou-nos que o envolvimento e o contributo de todos os elementos da equipa são essenciais para a criação de mudanças no interior da organização, que o exemplo das chefias é crucial para a adoção de novas práticas e que a cooperação entre elementos da equipa, com formação em Comunicação, Informação e Tecnologia (IT) e Recursos Humanos (RH), é fundamental para dar resposta aos desafios criados pelos regimes de trabalho à distância.

According to the latest data from the Portuguese National Institute of Statistics (INE)2, in the second quarter of 2023, 18,3% of the employed population in Portugal was working remotely (either full-time or part-time). This means that almost 20% of the active Portuguese population carried out their professional activities from home, using technology tools. This figure places remote work in Portugal at levels very close to those registered during the COVID-19 pandemic. The pandemic has disrupted the work dynamics within organizations by popularizing the idea that certain tasks can be performed without employees having to commute to their employer's premises. This paradigm shift had and continues to have an impact on organizations, as they adapt and seek to understand how these work arrangements can become more efficient, given the challenges they pose to communication among employees and management. To study this phenomenon, this project report, part of the Master's program in Communication Sciences, followed the guidelines of the Action Research method to analyse and restructure the internal communication of the Centro de Medicina Digital P5, an organization operating on a hybrid work model. After diagnosing the organization, conducted together with a literature review and on site assessment, the internal communication channels of the organization were restructured, and the implemented changes were evaluated. The objective was to understand how enhancing existing internal channels can contribute to the creation of a functional workspace for both in-person and remote work, making internal communication more efficient, and, consequently, increasing productivity. The development of this project revealed that the engagement and contributions of all team members are essential to create effective changes within the organization. Leadership's example is crucial for adopting new practices, and cooperation among team members with backgrounds in Communication, Information Technology (IT), and Human Resources (HR) is fundamental in addressing the challenges created by remote work arrangements.