Melhoria dos processos de negócio numa empresa de soluções de engenharia

Abstract

Com as inovações tecnológicas e a crescente transformação digital, as organizações sentem a necessidade de gerir os seus processos de negócio e de assegurar a retenção e a consolidação do conhecimento. A presente dissertação é o resultado de uma iniciativa empresarial desenvolvida no Departamento de Qualidade e Sustentabilidade da Efacec centrada na gestão dos seus processos de negócio, e na procura de contributos para a sua melhoria. Após uma cuidada análise dos processos existentes, identificaram-se como problemas mais significativos a prática de uma taxonomia complexa e pouco clara de classificação dos processos de negócio, a dificuldade sentida pelos clientes internos na localização de documentação associada aos processos existentes e a ausência de indicadores de desempenho para monitorizar estes processos. Utilizando como apoio o modelo de referência Process Classification Framework e ferramentas de Lean e de Qualidade, foram definidas e implementadas diversas propostas de melhoria ao nível da estrutura de classificação dos processos de negócio, da plataforma de gestão e da normalização dos processos. Como resultados da melhoria da gestão visual e do conhecimento da plataforma Gestão de Processos, salientam-se os ganhos de usuabilidade e de partilha do conhecimento organizacional e a redução do tempo de procura dos documentos. A melhoria da normalização dos processos através da criação de uma instrução operacional para a emissão, revisão e formação de documentação emitida no sistema de gestão de documentos apoia a gestão do conhecimento e ajuda na eliminação da documentação obsoleta. Além da criação da IO, a divulgação de um manual consulta de indicadores de processos permite que os responsáveis pelos processos controlem e monitorizem eficazmente os seus processos com base nos indicadores sugeridos pela Process Classification Framework que permitem o futuro benchmarking. Todas as melhorias contribuíram para enaltecer a cultura da melhoria contínua e melhorar a gestão dos processos de negócio da Efacec.

With technological innovations and increasing digital transformation, organizations feel the need to manage their business processes and ensure knowledge retention and consolidation. This dissertation is the result of a business initiative developed in the Quality and Sustainability Department of Efacec focused on the management of its business processes, and the search for contributions to their improvement. After a careful analysis of the existing processes, the most significant problems were identified as the practice of a complex and unclear taxonomy of business process classification, the difficulty felt by internal customers in locating documentation associated with existing processes and the absence of performance indicators to monitor these processes. Using the Process Classification Framework reference model as support, several proposals for improvement were defined and implemented in terms of the business process classification structure, the management platform and the standardization of processes. As a result of the improvement of the visual management and knowledge of the Process Management platform, the gains in usability and sharing of organizational knowledge and the reduction of the time to search for documents are highlighted. Improving the standardization of processes through the creation of an operational instruction for the issuance, review and training of issued documentation in the document management system supports knowledge management and helps in the elimination of obsolete documentation. In addition to the creation of the IO, the dissemination of a manual consultation of process indicators allows process owners to effectively control and monitor their processes based on the indicators suggested by the Process Classification Framework that allow future benchmarking. All the improvements contributed to enhance the Efacec’s continuous improvement culture and improve their business processes management.