Unlocking the potential: an investigation into the underutilization of advanced features in standard office software tools

Abstract

This study analyzed the underutilization of advanced features in feature-rich software tools, specifically focusing on the case of standard office software tools (SOST). It aimed to identify the causes of underutilization and explore the implications for organizations, managers, and employees. The research adopted the Unified Theory of Acceptance and Use of Technology model (UTAUT) as a theoretical framework and extends it by incorporating additional variables specific to the context of SOST. A qualitative study (exploratory) served as the foundation for conducting the quantitative study. The objective of this study was to identify new relevant concepts related to the research problem. In this sense, interviews were conducted with 43 employees from four medium and large-sized companies as part of a qualitative study. Subsequently, a quantitative study was carried out by administering a questionnaire to 142 employees within the same companies. Findings suggested that low user skill levels, particularly in using complex and difficult-to-use features, could contribute to the underutilization of advanced features in SOST. A new construct – the awareness of the potential usefulness of advanced features – emerged from this study. The results indicated a positive causal relationship between the awareness of the potential usefulness of advanced features and the intention to use them. Additionally, personal innovativeness was found to influence performance expectancy and effort expectancy. Moreover, the study highlighted the importance of principal support, representing the support provided by organizational leadership and middle management, in influencing social influence. The research has practical implications for organizations, emphasizing the need for employees to be aware of the potential usefulness of advanced features and develop strategic knowledge in utilizing them effectively. Recommendations for future research included expanding the study to different types of organizations, exploring moderating variables, and using alternative approaches to measure variables like awareness of potential usefulness and strategic knowledge.

Este estudo analisou a subutilização de funcionalidades avançadas em ferramentas de software ricas em funcionalidades, focando especificamente as ferramentas padrão de software de escritório (SOST). O objetivo foi identificar as causas da subutilização e explorar as implicações para organizações, gestores e funcionários. A pesquisa adotou o modelo Unified Theory of Acceptance and Use of Technology (UTAUT) como estrutura teórica e incorporou variáveis adicionais específicas para o contexto das SOST. Um estudo qualitativo (exploratório) foi desenvolvido com o objetivo de identificar novos conceitos relevantes relacionados com o problema de investigação. Neste sentido, foram realizadas entrevistas a 43 colaboradores de quatro empresas de média e grande dimensão como parte do estudo qualitativo. Subsequentemente, foi realizado um estudo quantitativo, administrando um questionário a 142 funcionários das mesmas empresas. Os resultados sugeriram que baixos níveis de competências dos utilizadores, especialmente no uso de funcionalidades complexas e de difícil utilização, podem contribuir para a subutilização das funcionalidades avançadas das SOST. Um novo conceito – a consciência da utilidade potencial das funcionalidades avançadas – surgiu deste estudo. Os resultados indicaram uma relação causal positiva entre a consciência da utilidade potencial das funcionalidades avançadas e a intenção de utilizá-las. Além disso, foi constatado que a inovação pessoal influencia a expetativa de desempenho e a expetativa de esforço. O estudo também destacou a importância do apoio da liderança, representando o apoio fornecido pela liderança organizacional e pela gestão intermediária, no efeito da influência social. A pesquisa tem implicações práticas para organizações, enfatizando a necessidade de os funcionários estarem cientes da utilidade potencial de funcionalidades avançadas e desenvolverem conhecimentos estratégicos para utilizá-las de forma eficaz. Recomendações para pesquisas futuras incluem a expansão do estudo para diferentes tipos de organizações, a exploração de variáveis moderadoras e a utilização de abordagens alternativas para medir variáveis como a consciência da utilidade potencial das funcionalidades avançadas e o conhecimento estratégico.