Um novo modelo de implementação de serviços partilhados

Abstract

O sucesso das organizações, entidades de natureza sistémica, depende da sua capacidade de interacção com o meio envolvente, ou seja, da sua capacidade de operar globalmente. Os Sistemas de Informação assumem um papel central, tanto no planeamento estratégico e táctico quanto no seu funcionamento operacional. Neste contexto, as organizações vêem-se na necessidade de alterar estratégias, pensar novos modelos de negócio e adaptar os seus processos e operações. A globalização, suportada na evolução tecnológica, obriga à procura de novos modelos de Gestão. Os modelos tradicionais Centralizados, Descentralização ou Outsourcing, não respondem plenamente às necessidades de crescimento nem às dinâmicas de aquisição e fusão de empresas, surgindo então o modelo de Serviços Partilhados. A complexidade na implementação de SI’s, obriga a existência de algum construtor lógico normalmente designados por arquitectura empresarial, para definir e controlar a integração de todas as componentes do sistema. Uma aproximação prevê o desenvolvimento de interfaces entre diferentes sistemas legados, tornando possível o intercâmbio dos dados. Uma segunda opção contempla o desenvolvimento ou aquisição de um sistema global e homogéneo que sirva as diversas empresas, importando todos dados históricos dos sistemas legados numa única operação. Uma terceira opção é uma aproximação multi-faseada, desenvolvendo-se um conjunto limitado de interfaces, em que, parte dos dados são partilhados. Em paralelo vai-se construindo um sistema empresarial único, incremental e alimentado com dados dos sistemas legados. Serviços partilhados são uma estratégia colaborativa que visa a optimização dos recursos Humanos, capital, tempo e outros recursos corporativos, concentrando numa ova Unidade de negócio, Centro de Serviços Partilhados (semi)-autónoma, designada para promover a eficiência, criar valor, reduzir custos e prestar serviços de excelência a toda a Organização. Segundo Quinn (2000) existem quatro modelos de Serviços Partilhados, Modelo Básico, Marketplace, Marketpalce Avançado e Empresa Independente. De acordo com a cultura Organizacional, a dimensão e a dependência tecnológica da Organização será adequado um modelo. As Pessoas, os Processos, a Tecnologia e as Instalações funcionar como fontes de custo e benefício.

The success of organizations, entities of systemic nature, depends of their interaction with their surroundings, meaning, the capacity of operating globally. The Information Systems assume a central role, not only on their strategic and tactic planning but also on their operational functioning. On this context, organizations see the necessity of changing strategies, think on new business models and adapt their procedures and operations. Globalization, supported in technological evolution, compels to the search of new models of Management. Centered traditional models, Decentralization or Outsourcing, do not fully correspond to the necessities of growth nor to the dynamic of acquisition and fusing of companies, appearing then a model of Shared Services. The complexity in implementation of SI’s, compels the existence of some logical constructor usually assigned by enterprise architecture, to define and control the interaction of all the system components. An approach foresees the development of interfaces between different systems legacies, making the interchange of data possible. A second option contemplates the development or acquisition of a global and homogeneous system that serves the several companies, bringing all the historical data of all the legacies systems in a single operation. A third option is the multi-phased approach, developing a limited set of interfaces, where, part of the data is shared. In parallel, a single enterprise system is being built, incremental and fed with data of the legacies systems. Shared services are an assisted strategy that aims the improvement of human resources, capital, time and other cooperative resources, focusing in a new business Unit, Centre of Shared Services (semi) autonomous, assigned to promote efficiency, create value, reduce costs and offer excellence services to all the Organization. According to Quinn (2000) there are four models of Shared Services, Basic Model, Marketplace, Advanced Marketplace and Independent Company. Agreeing with the Organizational culture, the dimension and the technological dependency of the Organization will be an appropriate model. People, Processes, Technology and Installations function as sources of cost and benefit.