Orçamentação e controlo de custos: estudo de caso

Abstract

Nas empresas de construção civil a gestão de custos é um instrumento fundamental, para efeitos de orçamentação e de gestão orçamental. A gestão orçamental compreende o planeamento, a determinação de objetivos e metas e o controlo de receitas e custos. A orçamentação, em particular, suporta a análise da exequibilidade de uma determinada encomenda, produto ou projeto através da determinação dos custos com a sua efetivação e das receitas previstas. A orçamentação é de vital importância nas empresas que laboram por encomenda, projeto ou obra, como é o caso das empresas de construção civil. Neste projeto de investigação objetivou-se o estudo crítico do processo de orçamentação em contexto real, designadamente no que se refere à conceção dos modelos de custos e à sua implementação nas fases do planeamento e do controlo. Particularmente, pretendeu-se compreender de que forma a orçamentação condiciona, limita e explica as deficiências dos sistemas e práticas de gestão de custos nas empresas que laboram por encomenda ou obra. Foram igualmente estudados o processo de imputação dos custos da produção própria da empresa assim como o manual de procedimentos da empresa tendo em vista o seu aperfeiçoamento. O projeto decorreu na Carpincasais, que atua no setor da carpintaria para a construção civil. Todo o processo de orçamentação foi cuidadosamente estudado e analisado de forma crítica. Este trabalho permitiu concluir que o processo de orçamentação da Carpincasais ainda não está otimizado, no entanto encontra-se bem estruturado. No caso estudado, verificou-se que seria fundamental melhorar o cálculo da margem a imputar às obras, melhorar a comunicação entre os programas utilizados na empresa no processo de orçamentação, adequar o controlo dos autos de medição e dos subempreiteiros para um melhor acompanhamento das obras, sensibilizar os preparadores de obra para a importância da informação a disponibilizarem para a fase de controlo, dar a devida importância ao controlo de custos e à análise dos desvios, centralizar a fase de pagamentos e recebimentos e, por fim, aperfeiçoar os manuais de procedimentos.

In building construction companies, cost management is a fundamental tool for means of budgeting and budget management. Planning, objectives and goals assessment and control of revenues and costs are elements of budget management. Product or order budgeting, in particular, assures an analysis of the feasibility of a certain order, product or project through a cost assessment and the estimation of the revenues. Budgeting is of paramount importance in the companies which operate through orders, projects or jobs as it is the case of the building construction companies. In this research a critical study of the budgeting process in a real context project is purposed. The main focus is on the conception of cost models and its implementation during the planning and control phases. In particular, the understanding how budgeting conditions, limits and explains the shortcomings of the systems and practices of cost management in firms that operate under contract jobs. The (self-production) cost allocation process and the procedures manual of the company were studied regarding their own improvement. The project was held at Carpincasais, a carpentry company mainly focused in construction projects. The entire budgeting process was thoroughly studied and critically analyzed. In conclusion, this project showed that the budgeting processes of Carpincasais is still not optimized, however it is well structured. Nevertheless, the following recommendations were produced: it is needed an improvement of the computation of the margin to be charged to the selfproduction of the company, the intercommunication among the software programs which support the budgeting process should be improved, it is important to adjust the control of the measurement records and of the subcontractors in order to achieve a better job monitoring, communicating adequately the importance of providing information for the control phase among the project planners, to give the necessary importance to cost control and the variance analysis, to centralize payments procedures and, finally, to improve procedures manuals.