Otimização dos processos de faturação e contabilidade: estratégias para aumentar a eficiência dos processos de faturação e contabilidade no Grupo ALTEN

Abstract

O presente trabalho de projeto tem como objetivo analisar e propor melhorias ao processo de faturação no contexto de uma empresa multinacional de serviços tecnológicos, com foco na otimização dos fluxos de faturação e registo contabilístico. A investigação centra-se na aplicação integrada das abordagens de Business Process Management (BPM) e Lean Management, procurando compreender de que forma estas metodologias podem contribuir para a identificação de ineficiências e para a melhoria do desempenho operacional em processos administrativos. Do ponto de vista metodológico, o estudo adota uma abordagem qualitativa baseada num estudo de caso, suportado por uma lógica de investigação-ação. A recolha de dados foi realizada através da observação direta do processo, análise de documentação interna da organização, nomeadamente manuais de procedimentos e indicadores de desempenho (KPIs), e da realização de uma entrevista semiestruturada a um responsável pelo processo de faturação. Os resultados obtidos evidenciam a existência de diversos constrangimentos operacionais, incluindo redundâncias processuais, atividades sem valor acrescentado, dependências excessivas entre intervenientes e limitações ao nível da padronização e automatização. A análise permitiu identificar um conjunto de bottlenecks críticos que afetam diretamente a eficiência e a qualidade do processo. Com base no diagnóstico realizado, foram desenvolvidas propostas de melhoria assentes nos princípios do Lean Office e na estruturação proporcionada pelo BPM, incluindo a simplificação do fluxo de trabalho, a eliminação de desperdícios, a introdução de mecanismos de controlo e a definição de indicadores de desempenho mais alinhados com os objetivos organizacionais. O trabalho contribui para a literatura ao evidenciar a aplicabilidade combinada do Lean Management e do BPM em contextos de serviços financeiros e administrativos, destacando simultaneamente as implicações práticas da sua implementação em organizações multinacionais.

This project aims to analyze and propose improvements to the billing process within a multinational technology services company, focusing on the optimization of invoicing and accounting registration flows. The study explores the combined application of Business Process Management (BPM) and Lean Management methodologies to identify inefficiencies and enhance operational performance in administrative processes. Methodologically, the research follows a qualitative approach based on a case study, supported by an action research perspective. Data collection involved direct observation of the process, analysis of internal company documentation, including process handbooks and key performance indicators (KPIs), and a semi-structured interview with a key stakeholder responsible for the billing process. The findings reveal several operational inefficiencies, such as process redundancies, non-value-added activities, excessive interdependencies among actors, and limitations in standardization and automation. The analysis enabled the identification of critical bottlenecks that negatively impact both process efficiency and output quality. Based on the diagnostic phase, a set of improvement proposals was developed, grounded in Lean Office principles and BPM frameworks. These proposals include workflow simplification, waste elimination, implementation of control mechanisms, and the redesign of performance indicators aligned with organizational goals. This study contributes to the literature by demonstrating the combined applicability of Lean Management and BPM in financial and administrative service contexts, while also highlighting the practical implications of their implementation in complex multinational environments.