Maturing information management in compliance with international standards

Abstract

A Gestão da Informação utilizando a Modelação da Informação sobre Edifícios (BIM) é um conjunto de conceitos e princípios recomendados para apoiar a gestão e produção de informação durante o ciclo de vida de um bem construído (EN ISO 19650-1, 2018). A gestão da informação é importante, especialmente em tempos recentes, com um tremendo impulso para a transformação digital. A noção de que a gestão da informação é melhor feita em sistemas robustos de gestão da informação (IMS) é correcta. É justo dizer que a dinâmica global vai no sentido de soluções baseadas na nuvem ou electrónicas mas, por outro lado, muitas empresas podem ser excluídas devido à dinâmica de mercado de acessibilidade em relação ao investimento de capital acessível à sua disposição. Certamente, chegará o momento em que a mudança antecipada para estes sistemas acontecerá, mas a grande questão é o que acontece entretanto? A informação criada, armazenada, utilizada e gerida deve ser organizada de forma bem estruturada, com as recomendações correctas e apropriadas, utilizando bons fluxos de trabalho e uma ferramenta simples. O estudo procura investigar abordagens de base para uma boa gestão da informação num caminho acessível, com o objectivo de colmatar a lacuna de uma má estrutura de gestão da informação. O trabalho foi capaz de recolher a informação necessária através de entrevistas de investigação. Descobriu-se então que os sistemas de gestão de informação existentes no mercado são dispendiosos e complicados de migrar para a maioria dos casos. Inevitavelmente, tornando mais difícil para os estabelecimentos de pequena e média escala a adopção de recomendações de melhores práticas de normas internacionais. Este estudo analisa a gestão da informação relacionada com um importante contribuinte para o ciclo de vida do património construído que são os Arquitectos que fazem Arquitectura. O estudo centra-se numa prática de pequena escala com o objectivo de elevar o seu actual nível de maturidade, além de alinhar os actuais processos de informação com as normas internacionais relevantes. Contudo, existe uma maturidade significativa na gestão da informação utilizando a metodologia BIM dentro da empresa. O entendimento de que o berço da gestão da informação depende de fluxos de trabalho pragmáticos dos processos existentes que informam a melhoria proposta foi útil neste trabalho. A abordagem procurou ferramentas prontamente disponíveis e acessíveis que potencialmente melhorariam a gestão da informação em torno do ambiente de dados comum (CDE), convenções de nomenclatura, e verificação da informação (Baseado em pastas). Três soluções tentadas a partir dos estudos abrem a porta para mergulhar num amplo espectro de soluções baseadas numa síntese robusta de fluxos de trabalho pragmáticos em torno da prática da gestão da informação na Arquitectura e outros agentes da indústria utilizando a metodologia BIM. O trabalho não cria um CDE perfeito mas tentou desenvolver três (3) soluções semi-automatizadas de nível para ajudar a gestão da informação de uma forma estruturada. Finalmente, para criar estas soluções, foram implementadas três ferramentas de Tecnologia da Informação; linguagem de programação Python utilizada para o desenho lógico, Tkinter para python utilizado para a IU, e Microsoft Access para a Base de Dados.

Information Management using Building Information modelling (BIM) is a set of recommended concepts and principles to support the management and production of information during the life cycle of a built asset (EN ISO 19650-1, 2018). The management of Information is important, especially in recent times with tremendous forward push in digital transformation. The notion that information management is best done on robust information management systems (IMS) is correct. Fair to say that global momentum is going in the direction of cloud-based or electronic solutions but on the other hand many firms might be excluded because of market dynamics of affordability in relation to affordable capital investment at their disposal. Surely, it will come a time that the anticipated shift to these systems will happen, but the big question is what happens in the meantime? However, Information created, stored, used, and managed should be organised in a well-structured manner with the correct and appropriate recommendations using good workflows and simple tools. The study seeks to investigate baseline approaches to good information management in an affordable path, with the aim to bridge the gap of poor information management structure (in small and medium scale enterprises). The work was able to gather necessary information through investigative interviews. It was then discovered that information management systems out there in the market are expensive to afford and complicated to migrate to in most cases. Inevitably, making it harder for small and medium scale establishments from adopting best practice recommendations of international standards. This study looks at information management relating to an important contributor to the built asset life cycle which are Architects doing Architecture. The study focuses on a small-scale practice with the aim to elevate its current maturity level, plus aligning the current information management processes with relevant international standards. Though, there is significant maturity in information management using BIM methodology within the firm. The understanding that the cradle of information management relies on pragmatic workflows of existing processes that informs proposed improvement was helpful in this work. The approach looked at readily available and affordable tools that would potentially improve information management around common data environment (CDE), naming conventions, and verification of information (Folder-Based). Three attempted solutions from the studies opens the gate to dive into a broad spectrum of solutions based on robust synthesis of pragmatic workflows around information management practice in Architecture and other industry players using BIM methodology. The work does not create a perfect CDE but has attempted to develop three (3) Tier semi-automated solutions to assist the management of information in a structured way. Lastly, to create these solutions three Information Technology tools were deployed; Python programming language used for logic design, Tkinter for python used for the UI, and Microsoft Access for the Database.