Proposal of a new framework for project management in a logistics department of an automotive company, applying Lean Thinking principles

Abstract

The current master thesis was developed at Bosch Portugal Car Multimedia S.A., in Braga, with the main goal of proposing a new framework for project management in a logistics department, using Lean Thinking principles. In complex and dynamic business environments, it is important to become more effective and have more flexibility to changes. For that reason, organizations must adopt a project-based management to be increasingly competitive. This research was developed in a logistics department, which main work is sustained by innovation projects applied to the logistics. In order to maximize the project’s success, this research was carried out, whose output is a framework for the management of projects adapted to the operations of the department. To support this research the author also carried out a systematic literature review. In parallel, the author was integrated in the work environment, adopting an action research methodology to develop the framework and to eliminate the current waste associated to project management. Firstly, the diagnosing phase was performed. At this phase the current framework was analyzed and a round of semi-structured interviews with the project managers were carried out, to identify the problems. The list of identified problems was divided into several groups, but it was possible to highlight the time scheduling problem, the lack of information share between stakeholders and the inexistence of a proper deployment phase. Then, on the action planning phase, the new framework and some auxiliary documents used as standards were proposed to solve the problems identified. The final step was the implementation of the proposal, which is a cycle procedure with several improvements during the implementation. The final framework brought new activities and it is capable to adapt to the context of each specific project, minimizing waste and eliminating the problems that were identified earlier. The main results obtained were mostly related to the applicability of a new framework adapted to the department characteristics, which solved about 83% of the identified problems.

A presente tese de mestrado foi desenvolvida na Bosch Portugal Car Multimedia S.A., em Braga, com o objetivo principal de propor uma nova estrutura para a gestão de projetos no departamento de logística, utilizando princípios de Lean Thinking. Em ambientes de negócios complexos e dinâmicos, é importante ser cada vez mais eficaz e ter mais flexibilidade para as rápidas mudanças do mercado. Por essa razão, as organizações devem adotar uma gestão baseada em projetos com o intuito de serem cada vez mais competitivas. Esta pesquisa foi desenvolvida num departamento de logística, cujo principal trabalho é sustentado por projetos de inovação aplicados à logística. A fim de maximizar o sucesso destes projetos, esta pesquisa foi realizada, cujo resultado é uma framework para a gestão de projetos adaptada às operações do departamento. Para apoiar esta investigação, o autor realizou uma revisão sistemática da literatura. Em paralelo, o autor foi integrado no ambiente de trabalho, adotando uma metodologia de investigação-ação, para desenvolver a metodologia e eliminar os desperdícios atuais inerentes à gestão de projetos. Primeiramente, foi realizada a fase de diagnóstico. Nesta fase, o estado atual foi analisado e foi realizada uma ronda de entrevistas semiestruturadas com os líderes de projetos, para identificar os problemas. A lista de problemas identificados foi dividida em vários grupos, mas foi possível destacar o problema de cumprimento da calendarização, a falta de partilha de informações entre os interessados e a inexistência de uma fase de implementação adequada. Em seguida, na fase de planeamento de ações, a nova metodologia e alguns documentos auxiliares utilizados como padrão foram propostos para solucionar os problemas identificados. A etapa final foi a implementação da proposta, que é um procedimento em ciclo com várias melhorias durante a implementação. A metodologia final introduziu novas atividades e é capaz de se adaptar ao contexto de cada projeto específico, minimizando o desperdício e eliminando os problemas que foram identificados anteriormente. Os principais resultados obtidos relacionaram-se essencialmente com aplicabilidade da nova metodologia para as características do departamento, que resolveu cerca de 83% dos problemas identificados.