Processo de mudança adjacente da implementação de Sistemas ERP: fatores críticos de sucesso no combate à resistência organizacional – estudo caso M.J. Vendeiro, S.A.

Abstract

Processos de mudança são inevitáveis para a sobrevivência das organizações, quer para o seu crescimento, quer para a sua relevância dentro do mercado, especialmente na era atual registada por largos avanços tecnológicos e inovação. A implementação de um novo sistema ERP, é um exemplo de uma grande mudança no seio das organizações. Influenciando todas as áreas, departamentos e setores, tal processo têm a capacidade de influenciar na totalidade o cotidiano organizacional. Por tal, sendo necessário o seu estudo, beneficiando de tal análise para o sucesso. A introdução de um novo software de gestão é geralmente caracterizada pelas elevadas repercussões sobre as empresas acolhedoras e os seus trabalhadores, utilizadores do programa. E, apesar dos benefícios claros com tal mudança, tais impactos podem ser negativos perante uma gestão de mudança falha. São tais consequências adversas, que quando não diagnosticadas antecipadamente, põem em causa a realização do projeto. É o caso da influência dos trabalhadores e os comportamentos que tais adotam durante o processo. Este relatório de estágio procura suprimir a lacuna no conhecimento sobre a resistência à mudança em processos de implementação de sistemas ERP, com especial foco nos fatores críticos de sucesso no combate ao mesmo. Com uma metodologia focada na pesquisa documental, observação “em campo” e entrevistas, o estudo almeja contribuir para o bem-estar dos colaboradores, em simultâneo, de uma implementação bem-sucedida. Os resultados e conclusões finais destacam a importância da influência dos trabalhadores como variável para o sucesso. Envolver os trabalhadores desde as fases iniciais, contribui não apenas para um ambiente de trabalho mais colaborativo, mas um sistema mais adaptado às necessidades reais de uma organização. Para além, de que diminuem a resistência à mudança, um dos principais aspetos de fracasso.

Change processes are inevitable for the survival of organizations, whether for their growth or for their relevance in the market, especially in the current era marked by significant technological advancements and innovation. The implementation of a new ERP system is an example of a major change. Affecting all departments such a process has the potential to impact the organizational routine as a whole. Therefore, studying this process and benefiting from such an analysis is crucial for success. The introduction of a new management software is generally characterized by significant repercussions for the hosting companies and their employees who are users of the program. Despite the clear benefits of such a change, these impacts can be negative if change management is not handled effectively. These adverse consequences, when not diagnosed early, can jeopardize the success of the project. This includes the influence of employees and the behaviors they adopt during the process. This internship report aims to fill the gap in knowledge regarding resistance to change in ERP system implementation processes, with a special focus on critical success factors in combating it. Using a methodology focused on documentary research, field observation, and interviews, the study aims to contribute to the well being of employees while ensuring a successful implementation. The results and final conclusions highlight the importance of employee influence as a variable for success. Involving employees from the early stages not only contributes to a more collaborative work environment but also to a system that is better adapted to the real needs of an organization. Additionally, it reduces resistance to change, one of the main aspects of failure.