Process Intelligence e Governance na autarquia local: os serviços do urbanismo

Abstract

A gestão organizacional e estratégica da Administração Pública representa elevada complexidade devido à diversidade de processos, entidades e órgãos internos. Neste contexto, seria benéfico para as autarquias usufruir do avanço tecnológico em função da melhoria do desempenho. A integração de um sistema de Process Intelligence para lidar com a complexidade de gestão municipal e otimizar os serviços apresenta neste sentido vantagens significativas e assegura a melhoria contínua. Para tal, o presente projeto visa compreender, representar e analisar o processo principal dos serviços urbanísticos da Câmara Municipal de Braga, de modo a identificar e validar possíveis melhorias. Paralelamente procura analisar os dados provenientes das atividades internas, com vista a beneficiar da informação como um ativo valioso de suporte à tomada de decisão. Estes objetivos têm o propósito de alcançar uma proposta de melhoria para o funcionamento do departamento e consequentemente do Município. A metodologia do projeto baseou-se no Ciclo de Vida de Business Process Management com a Cross Industry Standard Process for Data Mining, uma vez que foram utilizadas técnicas de Process Governance e Intelligence. Como resultado, foi desenvolvida uma proposta de melhoria focada em três aspetos fundamentais: otimização do processo, análise dos dados disponíveis e organização do departamento. A concretização destes objetivos resultou no desenvolvimento do Modelo TO BE, que representa a proposta do processo otimizado e no Modelo Multidimensional, com o cálculo de indicadores de desempenho e apresentação de relatórios de gestão, para a análise da informação proveniente das atividades diárias. Apesar do projeto ter um foco muito específico num processo, serve como contributo para a prática de Process Intelligence na Administração Pública, mais concretamente para as autarquias. Ressalta-se por fim a necessidade acrescida de um plano de gestão da mudança organizacional que acompanhe a intenção de inovar e melhorar o desempenho através da implementação de tecnologias de informação.

The organizational and strategic management of public administration is highly complex due to the diversity of processes, entities, and internal organisms. In this context, it would be useful for municipalities to take advantage of technological advances to improve performance. Integrating a Process Intelligence system to deal with the complexity of municipal management and optimize services offers significant advantages and provides continuous improvement. Therefore, this project aims to understand, represent, and analyze the main process of urban services in the Municipality of Braga, in order to identify and validate possible improvements. At the same time, it aims to analyze data from internal activities to benefit from information as a valuable asset to support decision-making. These objectives are aimed at achieving a proposal to improve the performance of the department and, consequently, the Municipality as a whole. The project methodology was based on the Business Process Management Life Cycle and the Cross Industry Standard Process for Data Mining since Process Governance and Intelligence techniques were used. As a result, an improvement proposal was developed focusing on three fundamental aspects: optimizing the process, analyzing the available data and department organization. The achievement of these objectives resulted in the development of the Model TO BE, which represents the optimized process proposal, and the Multidimensional Model, with performance indicators calculated and management reports presented, for the analysis of information from daily activities. Although the project has a very specific focus on one process, it is a contribution to the practice of Process Intelligence in Public Administration, more specifically for local governments. Lastly, it should be mentioned that is essential to have an organizational change management plan that supports the intention to innovate and improve performance through the implementation of information technologies.