Levantamento de necessidades de formação na Unidade de Serviços de Gestão Académica, da Universidade do Minho

Abstract

O presente relatório de estágio, desenvolvido no âmbito do Mestrado em Educação – Área de Especialização em Formação, Trabalho e Recursos Humanos da Universidade do Minho, descreve a experiência formativa realizada na Unidade de Serviços de Gestão Académica (USGA), serviço certificado segundo a NP EN ISO 9001 e responsável pela gestão dos processos administrativos, atendimento multicanal e emissão de documentos académicos. Decorrido entre outubro de 2024 e junho de 2025, o estágio teve como objetivo principal identificar as necessidades formativas dos colaboradores da USGA, contribuindo para a melhoria contínua do serviço. Face à carga de trabalho e à reduzida disponibilidade da equipa, a recolha de dados centrou-se em entrevistas individuais semiestruturadas (N = 30), analisadas segundo uma abordagem temática reflexiva. Os resultados evidenciaram necessidades distribuídas por cinco eixos: competências técnicas (Excel e plataformas internas), linguísticas e comunicacionais (inglês funcional e escrita institucional), transversais (gestão do tempo, organização e trabalho em equipa), conhecimento institucional e temas regulatórios (RGPD e CADAP). Surgiram ainda preferências por formações curtas e práticas, fora dos períodos de maior carga administrativa. Com base nos resultados, foi elaborada uma proposta de formações gratuitas (internas e externas) e, a pedido da direção, uma proposta de atividades de integração interna, destinadas a reforçar o espírito de equipa e o sentimento de pertença à USGA. Estas iniciativas complementam o diagnóstico realizado, traduzindo-se em contributos concretos para a valorização profissional e o fortalecimento da cultura organizacional da Unidade de Serviços de Gestão Académica, da Universidade do Minho.

This internship report, developed within the Master’s in Education – Specialisation in Training, Work and Human Resources at the University of Minho, describes the formative experience carried out at the Academic Management Services Unit (USGA), a department certified under the NP EN ISO 9001 quality standard and responsible for managing students’ administrative processes, multichannel service, and the issuance of academic documents. Conducted between October 2024 and June 2025, the internship aimed primarily to identify the training needs of USGA staff, contributing to the continuous improvement of the service. Given the workload and limited availability of the team, data collection focused on individual semi-structured interviews (N = 30), which were analysed through a reflexive thematic approach. The results revealed training needs distributed across five main areas: technical skills (Excel and internal platforms), linguistic and communication skills (functional English and institutional writing), transversal competences (time management, organisation, and teamwork), institutional knowledge, and regulatory topics (GDPR and CADAP). Preferences also emerged for short, practical training sessions, scheduled outside peak administrative periods. Based on these findings, a set of free training proposals (internal and external) was developed, and, at the direction’s request, a proposal for internal integration activities was designed to strengthen team spirit and the sense of belonging to the USGA. These initiatives complement the diagnostic process, representing concrete contributions to the professional development of staff and to the strengthening of the organisational culture within the Academic Management Services Unit of the University of Minho.