Implementação de Kanban para aumentar a eficiência na gestão de projetos em consultoria de financiamentos comunitários

Abstract

Esta dissertação tem como objetivo principal investigar a implementação de sistema Kanban numa Empresa de consultoria de gestão de projetos de financiamentos comunitários, com o intuito de melhorar os processos na gestão dos seus projetos. O estudo pretende identificar os problemas atuais da gestão de projetos da empresa, implementar o Kanban juntamente com reuniões diárias de pé (stand-up meetings), identificar as barreiras na implementação destes processos e como superá-las, e, posteriormente, analisar a gestão de projetos com estas medidas implementadas. Para alcançar estes objetivos, a investigação responde à pergunta central: "Como pode a implementação de Kanban e de reuniões diárias de pé aumentar a eficiência na gestão de projetos de financiamentos comunitários?" Os objetivos específicos incluem: analisar o estado atual da gestão de projetos na empresa; identificar as necessidades e desafios específicos da empresa no contexto dos financiamentos comunitários; implementar o sistema Kanban e as reuniões diárias de pé; e avaliar os impactos desta implementação. Adotou-se uma estratégia de investigação baseada numa investigação-ação, focando-se na empresa como um todo. Foram utilizados vários métodos de recolha de dados, incluindo análise documental, observação direta e questionários breves aos colaboradores da empresa. A análise dos dados abrange tanto aspetos qualitativos como quantitativos, sendo que os dados qualitativos incluem as perceções e experiências dos colaboradores, enquanto os dados quantitativos incluem o número de erros de comunicação registados na empresa, o número de prazos perdidos e o número de horas extras realizadas pelos colaboradores. Os resultados deste estudo pretendem contribuir para o conhecimento das práticas de gestão de projetos em consultorias de financiamentos comunitários, demonstrando como o Kanban, complementado por reuniões diárias, pode ser uma ferramenta eficaz para melhorar os processos da empresa. As conclusões e recomendações fornecidas podem servir como guia para outras organizações com características semelhantes que pretendam adotar o Kanban e as reuniões diárias de pé na gestão dos seus projetos.

The main objective of this dissertation is to investigate the implementation of the Kanban system in a consultancy company that manages community funding projects, with the aim of improving the processes in the management of its projects. The study aims to identify the company's current project management problems, implement Kanban along with daily stand-up meetings, identify the barriers to implementing these processes and how to overcome them, and then analyze project management with these measures in place. To achieve these objectives, the research answers the central question: “How can the implementation of Kanban and daily stand-up meetings increase efficiency in the management of EU funding projects?” The specific objectives include analyzing the current state of project management in the company; identifying the company's specific needs and challenges in the context of EU funding; implementing the Kanban system and daily stand-up meetings; and evaluating the impacts of this implementation. An action research strategy was adopted, focusing on the company. Various data collection methods were used, including document analysis, direct observation and brief questionnaires to the company's employees. Data analysis covers both qualitative and quantitative aspects, with qualitative data including employees' perceptions and experiences, while quantitative data includes the number of communication errors recorded in the company, the number of missed deadlines and the number of overtime hours worked by employees. The results of this study aim to contribute to the knowledge of project management practices in EU funding consultancies, demonstrating how Kanban, complemented by daily meetings, can be an effective tool for improving company processes. The conclusions and recommendations provided can serve as a guide for other organizations with similar characteristics that wish to adopt Kanban and daily stand-up meetings in their project management.