The integration of Lean Thinking in the culture of Portuguese organizations: enablers and inhibitors

Abstract

Organizations are faced with challenges such as the globalization of markets, climate change, social issues, among others, which force them to prepare and organize themselves differently from traditional ways. They must innovate their processes and products to succeed against competitors and reduce their own waste, improving the way they design, produce and manage processes. To reduce this waste, organizations have implemented Lean Thinking which requires an openness to transform organizational culture, if this presents a barrier to this transformation. Thus, this PhD thesis aimed to develop a model to assess the Organizational Culture of organizations and suggest a way for them to integrate the principles of Lean thinking, delivering value to the customer, in those that are the key directional vectors of any organization: quality, cost, delivery, safety and morale. The research began with a critical literature review, which provided the basis for this PhD. This included models of organizational culture, work organization and Lean implementation. During this review, it was found that there was no model that integrated the original basis of the Toyota model, Lean principles and an organizational culture model. Therefore, a three-dimensional model called the Integration of Lean Thinking into Organizational Culture (ILTOC) was developed which relates the three levels of Schein's organizational culture model, the five Lean Thinking principles and the Toyota Way 4P model. This model includes a methodology which is divided into five phases and which guides organizations towards its implementation. To develop this model, a questionnaire, the "Bi-dimensional Instrument for Lean Culture Openness (BDILCO)", was developed and applied to five companies in northern of Portugal. The questionnaire aimed at diagnosing the Organizational Culture and measuring aspects related to operational effectiveness. The results of the questionnaire improved the understanding of the companies' awareness of the gap between the actual state and the integration of Lean thinking principles in the organizational culture. The model was validated in one of the organizations that participated in the questionnaire which was the case study explored. The main contribution of this PhD consists in providing organizations with a model to support those that intend to implement Lean Thinking in their Organizational Culture.

As organizações são confrontadas com desafios como a globalização dos mercados, alterações climáticas, questões sociais, entre outros, que as obrigam a preparar-se e organizar-se de forma diferente da tradicional. Devem inovar os seus processos e produtos para terem sucesso contra os concorrentes e diminuir os seus próprios desperdícios, melhorando a sua forma de conceber, produzir, e gerir os processos. Para diminuir estes desperdícios, as organizações têm implementado o pensamento Lean que requer uma abertura para a transformação da cultura organizacional, se esta se apresentar como barreira a esta transformação. Assim, esta tese de doutoramento teve como objetivo desenvolver um modelo para avaliar a Cultura Organizacional das organizações e sugerir um caminho para que estas integrem os princípios do pensamento Lean, entregando valor ao cliente, naqueles que são os vetores chave direcionais de qualquer organização: qualidade, custo, entrega, segurança e moral. A investigação começou com uma revisão crítica de literatura, que forneceu a base para este doutoramento. Esta incluiu modelos de Cultura Organizacional, de Organização do Trabalho e de implementação de Lean. Durante esta revisão, verificou-se não existir um modelo que integrasse a base original do modelo da Toyota, os princípios Lean e um modelo de Cultura Organizacional. Assim, foi desenvolvido um modelo tridimensional designado de “Integration of Lean Thinking into Organizational Culture (ILTOC)” que relaciona os três níveis do modelo de Cultura Organizacional de Schein, os cinco princípios Lean Thinking e o modelo 4P da Toyota Way. Este modelo inclui uma metodologia que está dividida em cinco fases e que orienta as organizações para a implementação deste modelo. Para desenvolver este modelo foi desenvolvido e aplicado um questionário, designado de “Bi-dimensional Instrument for Lean Culture Openness (BDILCO)”, a cinco empresas do norte de Portugal. Pretendeu-se com o questionário diagnosticar a cultura organizacional e medir aspetos relacionados com a eficácia operacional. Os resultados do questionário melhoraram a compreensão da consciência das empresas sobre o fosso entre o estado real e a integração dos princípios do pensamento Lean na cultura organizacional. O modelo foi validado numa das organizações que participaram no questionário que consistiu no estudo de caso explorado. A principal contribuição deste doutoramento consiste em disponibilizar às organizações um modelo para apoio às empresas que pretendam implementar o pensamento Lean na sua cultura organizacional.