Modelação e automação de processos administrativos num Centro de Tecnologia e Inovação

Abstract

A presente dissertação foi desenvolvida como parte integrante do Mestrado em Engenharia e Gestão de Operações no CiTin - Centro de Interface Tecnológico Industrial, um Centro de Tecnologia e Inovação. Neste projeto pretende-se abordar a combinação de Lean Manufacturing com a Indústria 4.0, conhecida como Digital Lean, no contexto de processos administrativos. Assim, o objetivo deste trabalho será o de efetuar melhorias ao procedimento de compras do CiTin por meio da sua digitalização e automação. A metodologia seguida foi a Investigação-Ação, cujas fases são o diagnóstico, planeamento de ações, implementação das ações planeadas, avaliação dos resultados obtidos e descrição da aprendizagem. Numa primeira fase, foi feita uma priorização dos procedimentos administrativos, de modo a selecionar o procedimento a ser digitalizado. Seguiu-se a modelação em BPMN do procedimento selecionado, o de compras, e a realização de um estudo de tempos e custos. As análises efetuadas permitiram identificar alguns problemas, como a falta de normalização dos processos, elevado lead time e retrabalho frequente. Para tentar solucionar os problemas identificados procedeu-se à digitalização do procedimento de compras, por meio da integração do Camunda, ferramenta de orquestração de processos, com o OpenProject, software utilizado pelo CiTin para a gestão de projetos. Com a digitalização e, consequentemente, a eliminação ou automação (parcial ou total) das atividades consideradas desperdícios, obteve-se uma redução de 30% no tempo total gasto na realização de cada procedimento de compras. Isto refletiu-se no custo médio por ordem de compras, que sofreu uma redução de 10,92€. Em paralelo com a análise e digitalização do procedimento de compras, foi também feita uma análise comum a todos os procedimentos administrativos, com a realização de simulações no software Simio. O estudo realizado permitiu determinar a eficiência atual dos procedimentos (70,57%) e o valor que se espera alcançar com a digitalização de todos (95,55%), refletindo-se numa redução mensal de 331,32€. Uma vez que para a implementação dos processos digitalizados será feito um investimento de 1348,63€, serão necessários 5 meses para que esse valor seja recuperado.

This dissertation was developed as part of the Master's Degree in Operations Engineering and Management at CiTin - Centro de Interface Tecnológico Industrial, a Technology and Innovation Center. This project aims to address the combination of Lean Manufacturing with Industry 4.0, known as Digital Lean, in the context of administrative processes. Thus, this work will aim to improve CiTin's purchasing procedure by digitizing and automating it. The methodology followed was Action-Research, whose phases are diagnosis, action planning, implementation of the planned actions, evaluation of the results obtained, and description of the learning. In the first phase, administrative procedures were prioritized in order to select the procedure to be digitized. This was followed by BPMN modeling of the selected procedure, purchasing, and a time and cost study. The analysis made it possible to identify some problems, such as the lack of standardization of processes, high lead times, and frequent rework. To solve the problems identified, the purchasing procedure was digitized by integrating Camunda, a process orchestration tool, with OpenProject, the software used by CiTin for project management. With digitalization and, consequently, the elimination or automation (partial or total) of activities considered wasteful, a 30% reduction was achieved in the total time spent carrying out each purchasing procedure. This was reflected in the average cost per purchase order, which fell by 10.92€. In parallel with the analysis and digitization of the purchasing procedure, a common analysis was also carried out for all administrative procedures, with simulations being carried out in the Simio software. The study made it possible to determine the current efficiency of the procedures (70.57%) and the value expected to be achieved by digitizing all of them (95.55%), resulting in a monthly reduction of 331.32€. Since an investment of 1348.63€ will be made to implement the digitized processes, it will take 5 months for this amount to be recovered.