Melhoria dos processos de gestão da informação de suporte às atividades de gestão de crise

Abstract

A gestão eficaz da informação surgiu como um diferenciador crucial para as empresas no atual panorama industrial, caracterizado por uma crescente globalização e competitividade. Esta dissertação surge no sentido de melhorar os processos de gestão de informação no âmbito das operações de Gestão de Crise. O principal propósito do projeto é automatizar e organizar os procedimentos de atualização de dados críticos nos Organigramas de Crise e Listas de Distribuição. Recorrendo ao Power Automate e a diversos ficheiros Excel, a abordagem metodológica seguiu o ciclo PDCA (Plan-Do-Check-Act), permitindo identificar lacunas nos processos existentes e propor alternativas tecnológicas. Os principais objetivos do projeto incluíram o aumento da eficiência operacional, a redução da necessidade de intervenções manuais e a automatização das tarefas relacionadas com a atualização dos organigramas de crise e das listas de distribuição. Entre os principais resultados, destacam-se a diminuição das tarefas manuais associadas à gestão da informação, uma comunicação interdepartamental mais eficaz e um feedback bastante positivo por parte dos utilizadores, resultando isto num valor de índice de satisfação a rondar os 78%. Além disso, a solução implementada reforçou a fiabilidade das informações críticas, garantindo que estas estejam sempre atualizadas e facilmente acessíveis às partes interessadas. Apesar dos avanços alcançados, foram identificadas algumas limitações, como desafios relacionados com a escalabilidade das soluções sugeridas e a dependência de tecnologias específicas. Recomenda-se que investigações futuras expandam a automatização para outros processos organizacionais críticos e aprofundem a integração com outras plataformas tecnológicas.

Effective information management has emerged as a crucial differentiator for companies in today’s industrial landscape, marked by increasing globalization and competitiveness. This dissertation aims to improve information management processes within the scope of Crisis Management operations. The primary objective of the project is to automate and streamline the procedures for updating critical data in Crisis Organization Charts and Distribution Lists. Focusing on Power Automate and structured databases, the methodological approach followed the PDCA (Plan-Do-Check-Act) cycle, allowing the identification of gaps in existing processes and the proposal of technological alternatives. The main objectives of the project included increasing operational efficiency, reducing the need for manual interventions and automating tasks related to updating crisis organization charts and distribution lists. Among the main outcomes, the most notable are the reduction of manual tasks associated with information management, more effective interdepartmental communication, and highly positive user feedback, reflected in a satisfaction index of approximately 78%. Furthermore, the implemented solution enhanced the reliability of critical information, ensuring it remains consistently up-to-date and readily accessible to all relevant stakeholders. Despite the advances achieved, some limitations were identified, such as challenges related to the scalability of the suggested solutions and the dependence on specific technologies. It is recommended that future investigations expand automation to other critical organizational processes and deepen integration with other technological platforms.