Suporte para implementação lean nas compras indiretas

Abstract

A atual exigência do mercado global implica, por parte das empresas, a procura contínua da satisfação do cliente, com efeitos que se refletem ao longo da cadeia de abastecimento e que afetam conjuntamente o setor das compras e do procurement. A presente dissertação, decorrida no departamento de compras indiretas de uma empresa do setor automóvel, surge face à necessidade de alternativas que agilizem o processo de libertação de ordens de compra para o grupo de maquinaria e equipamento de apoio à produção, através de práticas Lean Office. São dois os objetivos definidos para o atual projeto: (i) limitar os atuais 103 dias de tempo de percurso do processo de libertação de compras, para os 85 dias teoricamente definidos pelo departamento, com implicações na redução do tempo total de percurso em 17.50%; (ii) reduzir em 10% o tempo dedicado ao trabalho resultante da falta de normalização de orçamentos, que aumenta o prazo de entrega dos pedidos em 18 dias. Com vista ao cumprimento dos objetivos definidos, o presente trabalho de investigação centrou-se essencialmente na criação de duas macros em Visual Basic for Applications, uma relativa ao registo de orçamentos gerados pelos fornecedores, e outra alusiva à visualização simultânea de propostas. Além destas propostas, surgiu a possibilidade de incluir indicadores operacionais para medir a eficiência do processo de compras, nomeadamente ao nível do número de ordens de compra pendentes no sistema para encomenda. Por último, propôs-se introduzir a assinatura digital, eliminando as etapas de impressão e digitalização da ordem de compra, e a utilização de uma plataforma colaborativa para partilha de cadernos de encargos e cotações. Questões que se prendem com a duração do estágio e a complexidade da organização de compras impediram o teste das propostas de melhoria, pelo que não foi possível validar o cumprimento dos objetivos definidos. No entanto, as simulações efetuadas, na eventualidade da aplicação simultânea das propostas, admitem uma redução dos atuais 103 dias de percurso para 97 dias, incluindo a redução de 6.34 horas no tempo total das atividades de assinaturas das compras e a eliminação dos 18 dias relativos à repetição de tarefas que prolongam os prazos de entrega dos pedidos. No futuro e a médio/curto prazo espera-se uma maior interação das tecnologias informáticas, que atualmente carecem de integração, maior parametrização dos outputs no SAP, normalização de contratos centrais e, por último, comunicação mais transparente com o Ordering Center.

Nowadays the global market competition demands the continuous fulfillment of the Client’s requirements with result on the supply chain deviations and in which the Purchasing and Procurement functions shall not be discarded. This study, accomplished in an indirect purchasing department of an Automotive Company, aims to find alternatives for a more agile process and raises out of the necessity to find alternatives that hasten the process of liberation of buy orders to the machinery and equipment group for production by applying Lean Office principles. There are two defined objectives for this project: (i) to limit the contemporary 103 days it takes currently and implement the 85 days theoretically defined by the department, with implications on the reduction of the total lead time in approximately 17.50%; (ii) reduce in 10% the time dedicated to the work that results from the non-normalization of the budget, which increases the delay and consequently the deadline on the delivery of the requests in 18 days. To oblige to the defined objectives, this investigation report is mainly centered on the creation of two macros in Visual Basic for Applications, one relative to the register of budgets created by the providers, and another one relative to the simultaneous viewing of proposals. In addition to these proposals, it was possible to include operational indicators to measure the efficiency of the purchasing process, including the number of purchase orders pending in the system. Finally, a digital signature proposal for the purchase orders was created, by removing the steps of printing and digitizing the purchase order, and also the use of a collaborative platform to share specifications and quotations, reducing the large exchange of information by email. However, the period of the internship and the organization complexity prevented these proposals from being tested in a realistic background. Even though, simulations took place and it was possible to ensure a decrease of the lead time from 103 to 97 days, a reduction of 12.37% against the 17.50% expected. Furthermore, the simulations were able to confirm a deduction of the 18 days of rework for the delivery date and a decrease in 6.34 hours of the total lead time spent on signing the purchasing orders. In the future and in the medium / short term, a greater interaction is expected of the information technology available, which currently lack integration, and also a greater parameterization of SAP outputs, normalization of central contracts and, finally, more transparent communication with the Ordering Center.