Reorganização dos fluxos de reposição de material clínico numa urgência hospitalar utilizando os princípios de Lean Healthcare

Abstract

O presente projeto de dissertação foi realizado no âmbito do Mestrado em Engenharia e Gestão Industrial da Universidade do Minho, e desenvolvido no Serviço de Urgência do Hospital da Senhora da Oliveira, Guimarães. O principal objetivo passou pela reorganização do processo de reposição de material clínico necessário ao funcionamento deste serviço, atividade crucial para assegurar um desempenho de qualidade. Tratando-se de um Serviço de Urgência, acresce a responsabilidade de garantir aos utentes uma resposta pronta e eficiente, contando com a disponibilidade dos meios adequados. Partindo desta premissa, o projeto seguiu a metodologia de Investigação-Ação, iniciando-se com a análise da situação corrente, nomeadamente com a descrição de operações, cronometragens, requisição de dados históricos, visando identificar os principais problemas, falhas e desperdícios. As informações foram levantadas no terreno e através da recolha dos consumos diários de materiais ao longo de um ano. Como complemento, utilizaram-se indicadores como a procura média diária, semanal e mensal, recorreu-se a várias ferramentas analíticas, como diagramas de fluxo, gráficos de consumo e tabelas de frequência, para uma compreensão alargada do sistema atual. Reunido todo o conteúdo, e assente nos princípios de Lean Healthcare, foram finalmente delineadas as propostas de melhoria. As sugestões incluem a definição de rotas de trabalho padronizadas, a reestruturação dos meios de abastecimento, a implementação de níveis de reposição e a posterior operacionalização através do sistema de dupla caixa. As propostas elaboradas contaram com a participação ativa de profissionais do Serviço de Urgência do hospital, com destaque para os assistentes de reposição, uma vez que são os principais envolvidos no processo em estudo. Assim, todo o trabalho integrou diversos pontos de vista, as propostas foram discutidas em conjunto com a equipa de profissionais, encontrando-se, de momento, no início da implementação das ideias desenvolvidas. Com este projeto, almeja-se uma melhoria significativa na eficiência do processo de reposição de materiais, uma redução do tempo despendido pelos profissionais nesta função e uma maior segurança na disponibilidade de materiais essenciais, no momento necessário.

This dissertation project was developed within the scope of the Master's in Industrial Engineering and Management of the University of Minho and developed Emergency Department of Hospital da Senhora da Oliveira, Guimarães. The main objective was to reorganize the replacement flows the clinical material, since these are essential means for the correct functioning of this department. This process is crucial to guarantee high-quality performance and, being an Emergency Department, there is also an added responsibility to provide a prompt and efficient response, ensuring the resources’ availability. Based on this, the project followed the Action-Research methodology, beggining with a detailed analysis of the current situation, including the description of operations, time measurements, and the collection of historical data, aiming to identify the main issues, failures, and inefficiencies. Information was gathered both on-site and through the collection of daily material consumption data over the course of a year. Additionally, indicators such as daily, weekly, and monthly average demand were calculated, and several analytical tools, including flowcharts, consumption graphs, and frequency tables, were employed to gain a broader understanding of the current system. With all the information consolidated, and based on Lean Healthcare principles, improvement proposals were finally developed. The suggestions include defining standardized work routes, restructuring supply methods, implementing replenishment levels, and final operationalization with the two-bin system. The proposals were developed with the active participation of healthcare professionals, particularly replenishment assistants, as they are the main participants in the process under study. Thus, the entire project incorporated various perspectives, and the proposals were discussed collaboratively with the professional team. Currently, the ideas are in the initial phase of implementation. With this project, the aim is to achieve significant improvements in the efficiency of the material replenishment process, reduce the time spent by professionals on this task, and ensure greater reliability in the availability of essential materials, when required.