Aplicação dos Princípios Kata para a melhoria de desempenho dos serviços de uma organização pública brasileira

Abstract

Ao longo dos anos, o conhecimento da filosofia Lean encontra-se em constante desenvolvimento e vem conquistando cada vez mais espaços em seus escopos de atuação, não obstante, as organizações que decidem aplicar as ferramentas Lean em seus processos, geralmente se concentram em processos de manufatura em detrimento das áreas administrativas, e esta complexidade de aplicabilidade aumenta quando voltada ao setor público. Diante deste cenário, o presente estudo propôs melhorias em um setor administrativo numa organização pública federal aplicando a Metodologia Kata com suporte das ferramentas do Lean, visando identificar os processos ineficientes que causam morosidade na cadeia dos processos administrativos, assim como, os efeitos da ausência da padronização dos trabalhos, comprometendo a qualidade final de execução e a satisfação dos clientes internos. Utilizando-se da metodologia Kata em conjunto com as ferramentas Lean, verificaram-se os fatores que influenciavam a perda de produtividade, a falta de padronização na atividade, excesso de esperas, de processamento e demais ineficiências nos processos administrativos. Após o recolhimento de dados, foram analisadas as principais causas e criada uma proposta de melhorias exequíveis, utilizando treinamentos teóricos e práticos com aplicação da Metodologia Kata, com acompanhamento sistemático e ordenado, além da aplicação do mapeamento do fluxo de valor e padronização em alguns processos administrativos. Após várias discussões com os envolvidos, as condições-alvo foram acordadas e os novos padrões de trabalho foram adotados, obtendo melhorias no desempenho dos serviços administrativos do setor estudado – Recursos Humanos, resultando na redução de desperdícios nas etapas de contratação de cursos de 33% na Coordenação de Desenvolvimento (CODES), e 26% no processo de fechamento do ponto eletrônico da Coordenação de Legislação (COLAP). Na CODES, o Lead Time processual alterou de 15 dias para 10 dias e o percentual de atividades de valor agregado em relação ao tempo de processamento melhorou de 42% para 65%. Na COLAP, o Lead Time do processo alterou de 16 dias para 14 dias e o percentual de AV/TP melhorando de 79% para 84%.

Over the years, knowledge of the Lean philosophy is constantly developing and has been gaining more and more space in its scope. However, activities that decide to apply Lean tools in their processes, they generally focus on manufacture the detriment of administrative areas, and this complexity of application increases when focused on the public sector. Given this scenario, the present study proposes improvements in an administrative sector in a federal public organization, applying a Kata Methodology supported by Lean tools, identifying the inefficient processes that cause slowness in the chain of administrative processes, such as effects of lack of standardization, compromising the final quality of execution and the satisfaction of internal clients. Using the Kata methodology in conjunction with the Lean tools, it is possible to verify the factors that affect the loss of productivity, lack of standardization in the activity, excessive waiting, processing and other inefficiencies in administrative processes. After data collection or collection, the main causes were analyzed and a feasible improvement proposal was created, using theoretical and practical training with the application of the Kata Methodology, with systematic and orderly follow-up, as well as the application of value stream mapping and standardization in some administrative processes. After several discussions with stakeholders, the target conditions were initiated and the new working standards adopted, achieving improvements in the performance of the administrative services of the studied sector - Human Resources, resulting in a 33% reduction in waste in the Development Coordination (CODES), and 26% in the process of closing the electronic point of the Coordination of Legislation (COLAP). At CODES, procedural Lead Time changed from 15 days to 10 days and the percentage of value-added activities relative to processing time increased from 42% to 65%. At COLAP, the Lead Time of the processes changed from 16 days to 14 days and the percentage of AV / TP improving 79% to 84%.